Kamis, 20 Juni 2013


Hospital Finance Management
Ekha Kalanoba Sembiring
2013
OVERVIEW EXPOSURE
  1. INTRODUCTION TO HEALTHCARE FINANCIAL MANAGEMENT
  2. WHY  it important for DOCTORS/ medical staff to understand finances?
  3. Making the best use of the money available
  4. MAIN FINANCIAL ACTIVITIES
  5. Konsep umum profitabilitas
  6. Governance, Direction and Leadership

 INTRODUCTION TO HEALTHCARE FINANCIAL MANAGEMENT
  1. Evaluation and planning.
  2. Long-term investment decisions.
  3. Financing decisions.
  4. Working capital management.
  5. Contract management.
  6. Financial risk management.
      


WHY  it important for DOCTORS/ medical staff to understand finances ?
Doctors need to understand the importance of finance, the work carried out by finance staff and how this links to clinical activity undertaken. Such knowledge will provide them with increased power in terms of helping to decide, along with service managers, where scarce resources should be allocated and used – for example, when they are planning how to meet new local health challenges or considering how best to use the resources available to improve services.
WHY  it important for DOCTORS/ medical staff to understand finances ?
BUT SOMETIMES Doctor or Medical Staff think:
It’s not my job to look after the money. I became a doctor to cure the sick and not count the beans. Shouldn’t I be left to do my job and the finance people left to do theirs?
but the fact is…:
ü  Financial management is a key aspect of general management and it is the responsibility of all managers, not just finance staff. It is important that clinicians and all staff that commit resources (for example by ordering equipment or requesting scans) understand the implications of their decisions. Clinicians cannot properly manage services without understanding the finances.


Making the best use of the money available
v  achieving value for money
v  why public bodies are required to make efficiency savings
v  some of the key financial information to assist decision making, including explaining costing
v  and benchmarking some recent developments within healthcare finance; and
v  the finances of changing service delivery
MAIN FINANCIAL ACTIVITIES
  1. RATes
  2. MARKETing VALUE
  3. FINANCE service/ SALES
  4. PURCHASING & Logistic
  5. Accounts PAYABLE
  6. Accounts RECEIVABLE
  7. MONITORING attached
  8. Accounting
  9. Internal AUDIT
Rates
Ø  It's good in a committee
Ø  Strategy in determining rates
Ø  Test and consider the final result
Ø  Do socialization and preparation of final
Ø  publish and impose tariffs
Marketing Value
Target and evaluation
Cooperation with companies
Cooperation with doctors
Wise and effective publication
Watched the quality of service
Attention to corporate partners
Marketing incentives right
Make a useful event
Finance Sevice
Process and the accuracy of the input bill
Out Patient Service process
In Patient Service process
Standart and evaluation
Means of supporting
Purcahasing and Logistic
Honesty and objectivity
Planning & Budgeting
Process control in the procurement of goods
Effective communication with users and providers
Accounts Payable
TOP
Detail process
Proper authorization
Recording and filing a reliable
Account Receivable
v  Monitoring patients in care bill
v  Billing file examination
v  On time billing
v  Effective collection efforts
v  Monitoring aging
Monitoring/ Internal Controll







Pendapatan / Sales
Penerimaan pendapatan
Pengadaan barang/ Logistik
Pengeluaran dana (operasional diluar jasa medis)
Pembayaran jasa medis
Accounting
INTERNAL AUDIT
Profitabilitas Unit
Pendapatan
Biaya
Pendapatan detail
I. PENDAPATAN
I.1. Pendapatan Jasa Dokter
I.1.1. Pendapatan Konsultasi Bruto
I.1.2. Pendapatan Jasa Tindakan Bruto
Total Pendapatan Jasa Dokter
I.2. Pendapatan Administrasi
I.2.1. Pendapatan Registrasi
I.2.2. Pendapatan Kartu Baru
Total pendapatan Administrasi
I.3. Pendapatan penunjang
1.3.1. Pendapatan Alkes
1.3.2. Pendapatan Obat
1.3.3. Pendapatan Laboratorium
1.3.4. Pendapatan Radiologi
1.3.5. Pendapatan Tindakan UGD
1.3.6. Pendapatan Sewa Ambulance
1.3.7. Pendapatan Sewa Kamar Tindakan 
Total Pendapatan penunjang Lainnya
Total pendapatan Bruto
I.4. Biaya pengurang pendapatan
I.4.1. Biaya pajak Jasa dokter
Total Biaya pengurang pendapatan
Total penerimaan dan Biaya pengurang pendapatan
TOTAL PENDAPATAN UNIT  NETTO
Biaya detail
BIAYA TETAP
 I.1BIAYA TETAP LANGSUNG
 I.1.1 Bahan
I.1.1.1 Bahan Habis Pakai
I.1.1.2 Obat-Obatan
Total Bahan
 I.1.2 Biaya Tenaga Kerja Langsung
I.1.2.1 Tenaga kerja dokter
I.1.2.1.1 gaji
I.1.2.1.2 Tunjangan kesehatan
I.1.2.1.3 Tunjangan Jamsostek
I.1.2.1.4 Biaya Pajak PPh 21 dokter
I.1.2.1.5 Biaya makan karyawan
Total tenaga kerja dokter
I.1.2.2 Tenaga Kerja Langsung Lainnya
I.1.2.2.1 gaji
I.1.2.2.2 Tunjangan kesehatan
I.1.2.2.3 Tunjangan Jamsostek
I.1.2.2.4 Biaya Pajak PPh 21 perawat
 I.1.2.2.5 Biaya makan karyawan
Total tenaga kerja dokter
Total Biaya tetap langsung
I.2 BIAYA TETAP TIDAK LANGSUNG
I.2.1 Biaya Tetap Tenaga Kerja Tidak Langsung
I.2.1.1 gaji
I.2.1.2 Tunjangan kesehatan
I.2.1.3 Tunjangan Jamsostek I
.2.1.4 Biaya Pajak PPh 21 karyawan 
I.2.1.5 Biaya makan karyawan
Total tenaga kerja tidak langsung (administrasi)
 I.2.2 Biaya Sewa bangunan, Depresiasi & Amortisasi
I.2.2.1 Biaya sewa alat medis
I.2.2.2 Biaya sewa bangunan
I.2.2.3 Biaya sewa non medis
 I.2.2.4 Biaya sewa kendaraan
I.2.2.5 Amortisasi  Akreditasi
Total biaya penyusutan dan amortisasi
 I.2.2 Biaya Umum
I.2.2.1 Biaya keamanan
I.2.2.2 Biaya kebersihan
I.2.2.3 Biaya asuransi
Total Biaya Umum
 I.2.3 Biaya Pemeliharaan
 I.2.3.1 Biaya perbaikan dan perawatan  alat medis
I.2.3.2 Biaya perbaikan dan perawatan  non medis
 I.2.3.3 Biaya perbaikan dan perawatan  kendaraan
Total Biaya Pemeliharaan
Total Biaya tetap tidak langsung
TOTAL BIAYA TETAP
Biaya detail
BIAYA TIDAK TETAP
 III.1 BIAYA TENAGA KERJA LANGSUNG
III.1.1 Biaya konsumsi dokter tindakan I
II.1.2 Biaya diklat
III.1.3 Biaya perpanjangan SIP
 III.1.4 Biaya lembur
 III.1.5 Biaya Sumbangan karyawan
III.1.6 Biaya Insentif
Total Biaya tidak tetap tenaga kerja langsung
III.2BIAYA TENAGA KERJA TIDAK LANGSUNG
III.2.1 Biaya lembur
III.2.2 Biaya sumbangan tenaga kerja
III.2.3 Biaya insentif dari korporate dan Tenaga Kerja Harian
III.2.4 Tes kesehatan
III.2.5 Biaya Insentif
Total Biaya tidak tetap tenaga kerja tidak langsung lan
III.3 BIAYA UTILITAS
III.3.1 Biaya pemakaian listrik
 III.3.2 Biaya pemakaian telepon dan pulsa HP
III.3.3 Biaya pemakaian air
Total biaya tidak tetap utilitas
 III.4 BIAYA ADMINISTRASI DAN UMUM
III.4.1 Biaya pemakaian ATK dan cetakan
III.4.2 Biaya transfer, photo copy & meterai
III.4.3 Biaya sanitasi
III.4.4 Biaya bahan bakar minyak
III.4.5 Biaya sumbangan dan koordinasi
III.4.6 Biaya perijinan lainnya
III.4.7 Biaya tol, parkir dan ekspedisi
 III.4.8 Biaya Air Minum
 III.4.9 Biaya laundry per pasien
 III.4.10 Biaya beban alat medis
 III.4.11 Biaya beban alat non medis
Total biaya tidak langsung administrasi dan umum
 III.5 BIAYA RESIKO
III.5.1 Biaya Resiko piutang macet
Total biaya tidak tetap resiko
III.6 BIAYA PENJUALAN
 III.6.1 Biaya promosi
 III.6.2 Biaya operasional marketing
Total biaya tidak tetap penjualan
Profit or loss…
Governance, leadership, direction
a brief explanation
GLD 1
GLD 1
GLD 2-3
GLD 3
GLD 4-5
Terima kasih..

Rabu, 16 Januari 2013

SEKILAS TENTANG COST CONTROLL SEDERHANA UNTUK RESTORAN



PENDAHULUAN

Cost controll/ pengendalian biaya adalah suatu hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Pengendalian pada dasarnya dapat dibagi berdasarkan beberapa fungsi antara lain:

a. Fungi Perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya.

b. Fungsi Pengawasan
pengawasan yaitu dengan membandingkan antara prestasi/ apa yang terjadi dan diraih dengan apa yang sebelumnya dianggarkan, apakah dapat ditemukan efisiensi atau apakah para manajer pelaksana telah bekerja dengan baik dalam mengelola perusahaan. Tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan akan tetapi mencegah dan nemperbaiki kesalahan.  Namun sering terjadi, fungsi pengawasan itu disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat, pada hal tujuan pengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan.

c. Fungsi Koordinasi
Fungsi koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu atau bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya.

Cost Controll sangat berperan dalam hal pengamanan harta/ kas (setara kas lainnya) perusahaan, karena setiap aktivitas financing yang sifatnya consumable ataupun inventalisir dapat dimonitor melalui Cost Controller. Namun semuanya tergantung dari pihak management sendiri, mau dibawa kemana arah pekerjaan serta batasan/ wewenang unit Cost Controll itu sendiri, karena menurut pengalaman saya, terkadang standard pekerjaan Cost Controll itu justru berbenturan dengan keputusan management tertentu, dimana bagian Cost Controll lebih mengutamakan efesiensi yang tepat dan terarah. Akankah cost controll diberikan wewenang untuk membatalkan pembelian suatu barang, yang sudah disetujui oleh manager suatau bagian, dengan alasan efesiensi atau melihat kegunanaan dari barang tersebut.

Dalam aktivitasnya pekerjaanya Cost Controll itu harus didasari oleh beberapa hal antara lain:
  1. Kejujuran
  2. Independensi dan yang tak kalah penting adalah
  3. Fact management.

Hal tersebut diatas berlaku untuk semua jenis usaha termasuk usaha yang bergerak di bidang pelayanan/ makanan (restoran)
Sedangkan konsep pekerjaan yang menurut saya perlu dilakukan pada perusahaan pelayanan makanan/ restoran adalah:

  1. Reviewer – Comperhensive. Memastikan kebenaran dari setiap transaksi (terutama transaksi pengeluaran/ Pembelian)
  2. Comparing data,
  3. Double Controll.


















ISI

I. Variabel yang mungkin di kendalikan
  1. Pembelian yang terencana/ sesuai dengan prosedur lengkap (melalui PO/ Purcchase Order)
  2. Pembelian yang sifatnya CITO (Pada umumnya jumlahnya tidak terlalu signifikan, tergantung batasan yang diberikan magement).
Dari kedua sifat pembelian barang tersebut, didalamnya terdapat beberapa klasifikasi - variabel antara lain:

BIAYA INVENTARIS
INVENTARIS PELAYANAN RESTORAN
Pembelian meja
Pembelian kursi/ sofa
Pembelian peralatan makan
Pembelian alat memasak
Pembelian alat kebersihan
Pembelian lemari penyimpanan makanan
Pembelian seragam karyawan
INVENTARIS PEMELIHARAAN RESTORAN
Pembelian peralatan maintenance
Pembelian peralatan gedung

INVENTARIS ADMINISTRASI
Pembelian komputer untuk billing
Pembelian sistem billing
Pembelian alat cetak billing
Pembelian lemari tempat file
Pembelian meja untuk kantor/ karyawan
Pembelian kursi kerja untuk karyawan
Pembelian kursi tamu
Biaya discount yang sengaja diberikan



BIAYA OPERASIONAL

DIRRECT OPERATION
OPERASIONAL PELAYANAN
Biaya Bahan Baku
Pembelian Beras
Pembelian Daging/ sejenisnya
Pembelian Sayur-sayuran/ sejenisnya
Pembelian Alat makan (consumable)
Pembelian Bumbu utama (sebelum penyajian)
Pembelian Bumbu pelengkap (setelah penyajian)
Pembelian perlengkapan kebersihan
Pembelian perlengkapan makan konsumen
Biaya Gas/ bahan baker untuk memasak
Gaji koki
Gaji pelayan
Gaji karyawan lainnya
Biaya Penyusutan Sarana
Penyusutan peralatan dan alat masak
Penyusutan peralatan dan bangunan
Penyusutan peralatan fisik lainnya

Biaya Pemeliharaan Sarana
Biaya pemeliharaan - gedung dan bangunan
Biaya pemeliharaan – peralatan masak
Biaya pemeliharaan - peralatan non masak
Biaya pemeliharaan - kendaraan
Pembelian perlengkapan listrik
Pembelian perlengkapan perbaikan
Pembelian perlengkapan kendaraan

Biaya Asuransi
Biaya asuransi

Biaya Langganan Daya dan Jasa
Biaya rekening listrik
Biaya rekening air
Biaya rekening telephone
Biaya pemakaian telephon seluler
Biaya Outsourcing
Langgganan lainnya

OPERASIONAL UMUM DAN ADMINISTRASI
Biaya Administrasi / Kantor
Pembelian ATK
Pembelian perlengkapan IT/ Komputer
Pembelian buku-buku cara memasak/ penyajian makanan yang baik
Pencetakan daftar pesanan konsumen
Biaya langganan media
Biaya transportasi
Biaya parkir
Biaya penginapan/ hotel (untuk dinas)
Pembelian benda pos
Biaya pengiriman surat/ paket
Biaya pengurusan perijinan
Biaya kartu kredit
Biaya administrasi bank
Pembelian makanan dan minuman/ snack
Biaya penyewaan
Biaya koordinasi
Biaya sumbangan – social

Biaya Promosi
Biaya pencetakan brosur
Biaya pemasangan iklan
Biaya pencetakan lainnya
Biaya humas
Biaya pembelian suvenir
Biaya pelaksanaan seminar
Biaya pembuatan iklan/ spanduk

Biaya Pajak
Biaya PPh 21
Biaya PPh 24
Biaya PPh 26 Bunga pinjaman bank
Biaya PPh final
Biaya PPNdN
Biaya PBB
Biaya pajak air tanah
Biaya pajak lainnya

Variable-variabel tersebut diatas dapat berubah sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang dihadapi dilapangan, namun secara garis besar segala bentuk pengeluaran harus dilakukan kontrol yang tepat.
Pihak managemen juga harus memberikan batasan tertentu untuk beberapa variable pengeluaran tersebut. Dan sebaiknya ada pula persentase varian yang masih diterima. Menurut saya varian tersebut tidak boleh lebih dari 10%.

II. Problem yang muncul.
Dalam pelaksanan kendali terhadap biaya yang timbul terkadang ditemukan beberapa masalah/ problem. Dari pengalaman cost control beberapa masalah yang sering timbul yang mungkin bisa jadi akan timbul di dalam badan usaha restoran adalah (dapat diterangakan lebih lanjut bila diperlukan):
  1. Pelanggaran prosedur pengeluaran
  2. Otorisasi yang tidak benar
  3. Manipulasi data
  4. Over Budget
  5. Kesalahan pencatatan.
  6. Pemamfaatan asset perusahaan untuk kepentingan pribadi.
  7. Perbedaan pendapat antara bagian marketing atau bagian lainnya yang mengeluarkan sejumlah uang untuk biaya entertain, dengan bagian cost controll yang pada dasarnya mengutamakan efesiensi biaya demi mencapai target yang maksimal.

III. Sistematika

  1. Identifikasi/ memahami aktivitas usaha dan Standart Operation Procedure, sekaligus memahami dengan benar apa yang menjadi harapan management/ owner dari unit cost controll.

  1. Pemeriksaan Invoice/ Faktur/ Bon/ Kwitansi sebelum pengeluaran pembelian tersebut diakui/ dicatan sebagai biaya.
Pemeriksaan bukti adalah pemeriksaan yang dilakukan secara objektif dan komperhensif terhadap bukti-bukti fisik atas pengeluaran cash.
Dalam pemeriksaan bukti ini ada beberapa hal yang memang baik untuk diperhatikan diantaranya antara lain:
a)      Periksa kwitansi/ invoice transaksi tersebut apakah sudah layak. Sebaiknya ada stempel atau bukti transaksi yang bersifat komputerisasi untuk memperkecil kemungkinan manipulasi. Stempel ataupun bukti yang bersifat komputerisasi bukanlah suatu hal yang mutlak, bon biasa juga boleh asal memang wajar adanya, selembar kertas yang ditulis tangan ketika terjadinya proses pengklaiman atas pembelian 2 buah Aqua cup di warung sudah dapat menjadi bukti. Tetapi sebuah kertas rokok yang ditulis tangan yang berisikan pembelian 1 unit alat masak tentunya tidak dapat diterima sebagai bukti. Untuk beberapa jenis bukti klaim tertentu seperti klaim bensin/ bahan bakaar kendaraan, pada bukti tersebut harus ditulis pula data kilometer saat pengisian dan nomer plat kendaran yang melakukan pengisian untuk mencegah penyimpangan dalam pengisian bahan bakar tersebut
b)      Periksa otorisasi/ tanda tangan dari pihak yang memiliki hak untuk memberikan otorisasi. Otorisasi tidak harus langsung dari Direktur tetapi dari manager juga boleh tergantung kepada nominal yang diberikan. Contohnya untuk pembelian ≤Rp 1.000.000.- otorisasi cukup oleh manager yang bersangkutan, sementara untuk
c)      pembelian diatas  Rp. 1.000.000.- atau pembelian yang sifatnya CITO,  Inventas, dan signifikan otorisasinya harus langsung oleh direkturatau bagian lain yang ditunjuk.
d)     Periksa keakuratan penyajian angka dari setiap kwitansi, invoice atau bukti transaksi tersebut apakah penjumlahan, perkalian, atau pengurangannya sudah benar. Kesalahan bisa saja terjadi walaupun sistem yang dipakai sudah bersifat komputerisasi.
e)      Periksa kewajaran setiap aktivitas pengeluaran cash/ pembelian, apakah barang yang dibeli benar-benar untuk kepentingan perusahaan.
f)       Periksa apakah ada manipulasi angka yang sengaja atau tidak. Yaitu merubah angaka/ menambahkan angka untuk kepentingan pribadi, misalkan ketika terjadi proses klaim sebesar 100.000 tetapi pemegang cash menambahkan angka 0 sehingga angka tersebut menjadi 1.000.000, padahal yang dibayarkan pemegang cash kepada personil yang mengklaim hanya sebesar 100.000, sedangkan yang dicatat dalam pembukuan/ pencatatan sebesar 1.000.000 sehingga selisihnya sebesar 900.000 dipakai untuk kepentingan pribadi.

  1. Pemeriksaan Petty cash secara berkala.
Cash adalah jenis asset yang bersifat likuid, dan jenis asset seperti ini sangat rentan atas kesalahan baik disengaja atau tidak disengaja. Disengaja dalam hal ini diibaratkan personil yang memegang cash tersebut memakai uang perusahaan untuk kepentingan pribadi, pemakaian ini bersifat sementara namun hal ini merupakan suatu pelanggaran yang akan berpotensi ke tahap pelanggaran selanjutnya. Sedangkan kesalahan yang tidak disengaja yaitu apabila terjadi kelebihan bayar atau kekurangan bayar  ketika ada klaim ke pemegang cash oleh pihak lain. Personil wajib untuk memisahkan uang pribadi dengan uang perusahaan. Apabila karena sesuatu hal maka pesonil yang memegang cash harus menggunakan uang pribadinya, contohnya untuk memberikan kembalian kepada personil lain yang melakukan klaim, maka uang pribadi tersebut harus dengan cepat di kembalikan lagi.
Dalam pemeriksaan kas ini ada 3 bagian yang harus diperhatikan yang sama pentingnya yaitu:
  1. Pemeriksaan Bukti
  2. Pemeriksaan Fisik Uang
  3. Pemeriksaan pencatatan
Pemeriksaan sebaikya tidak dilakukan seorang diri, tetapi dilakukan 2 atau 3 orang untuk meningkatkan ketelitian dan sebagai saksi atas pemeriksaan.
Pemeriksaan tersebut harus dilakukan secara tiba-tiba, tanpa sepengetahuan personil yang memegang cash tersebut dan dilakukan dengan teratur dan berkesinambungan.
Dalam melakukan pemeriksaan, pemeriksa akan mengisi kertas kerja pemeriksaan dengan jelas dan bersih, hindari semaksimal mungkin akan coretan-coretan
Sebelum membahas tentang 3 bagian penting pemeriksaan tersebut, ada beberapa hal yang perlu diisi/ dilengkapi pemeriksa dalam lembar kertas kerja pemeriksaan, antara lain:
a)      Mengisi hari/ tanggal, bulan, dan tahun diadakanya pemeriksaan serta pemeriksaan dilakukan dari pukul berapa sampai pukul berapa.
b)      Tuliskan pemeriksaan cash (cash opname) dilakukan di bagian/ cabang restoran mana.
c)      Isi kolom jumlah, nominal keping logam dan uang kertas, selisih (bila ada) dengan rapi dan bersih
d)     Setelah itu berikan nama pemeriksa serta tanda tangan pemeriksa ditambah dengan nama dan tanda tangan pemegang cash serta nama da tanda tangan atasan/ manager pada kolom di lembar kertas kerja yang sudah disediakan.
e)      Tuliskan keterangan atas hasil pemeriksaan tersebut (bial memang ada keterangan yang harus disampaikan)
f)       Sebaiknya pemeriksa mendapatkan copy pencatatan mutasi kas terakhir pada saat terjadi pemeriksaan, sebagai bahan bukti tambahan pada pemeriksaan cash selanjutnya dan pemegang cash tersebut mendapkan copy lembar kertas kerja pemeriksaan yang sudah ditanda-tangani lengkap.

  1. Pembuatan Anggaran
Anggaran yang dipandang dari segi manfaat yang ingin diperoleh pada dasarnya
dibagi dalam tahapan, yaitu :
(1) Anggaran sebagai alat penaksir
(2) Anggaran sebagai plafon dan sekaligus alat pengatur otorisasi pengeluaran
dana/kas
(3) Anggaran sebagai alat pengukur efisiensi
Program anggaran akan berhasil apabila memenuhi syarat-syarat pokok
sebagai berikut:

1. Organisasi Perusahaan yang Sehat
Organisasi yang sehat adalah organisasi yang disusun berdasarkan sistem organisasi tertentu, dapat mengadakan pembagian tugas fungsional dengan jelas, dan menentukan garis wewenang dan tanggung jawab dengan tegas.
2. Sistem Akuntansi yang Memadai
Keberhasilan program anggaran harus didukung oleh sistem akuntansi yang memadai, meliputi:
a. Penggolongan rekening yang sama antara anggaran dengan realisasi yang
akan dicatat oleh akuntansi, sehingga antara anggaran dengan realisasi dapat
diperbandingkan.
b. Pencatatan akuntansi terhadap transaksi akan memberikan informasi dari realisasi anggaran.
c. Laporan yang disajikan dapat dibuat sesuai dengan penentuan tingkat pertanggungjawaban dari bagian atau individu di dalam perusahaan.
3. Penelitian dan Analisa
Penelitian dan analisa diperlukan untuk menetapkan alat pengukur prestasi, yang dapat berupa standar atau taksiran, sehingga anggaran dapat dipakai dasar analisa untuk mengukur prestasi yang baik.
4. Dukungan dari Para Pelaksana
Anggaran dapat berjalan baik apabila ada dukungan aktif dari para pelaksana dari tingkat alas maupun bawah, hal ini menyangkut hubungan antar manusia dalam melaksanakan kegiatan, oleh karena itu patokan yang dipakai mengukur prestasi dengan adil harus dimiliki.

Sekilas tentang akreditasi rumah sakit



PENGERTIAN
Akreditasi rumah sakit dapat diartikan secara umum yaitu sebagai pengakuan yang diberikan oleh pemerintah pada rumah sakit karena telah memenuhi standar yang ditentukan dengan tujuan meningkatkan mutu dari pelayanan rumah sakit tersebut.

Sedangkan Federasi Akreditasi Internasional (ISQua) mendefenisikan akreditasi rumah sakit sebagai suatu pengakuan publik melalui suatu badan nasional akreditasi rumah sakit atas prestasi RS dalam memenuhi standar akreditasi yang dibuktikan melalui suatu asesmen pakar setara (peer) eksternal yang independent.

Tujuan dilakukannya akreditasi rumah sakit oleh Departemen Kesehatan adalah untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dan perlindungan terhadap pasien. Melalui akreditasi, diharapkan manajemen rumah sakit dapat menerapkan SOP (Standard Operating Precedure) dengan baik sehingga pasien terlindungi dari malpraktik.
Dengan mengikuti program akreditasi, berarti rumah sakit telah melakukan pelayanan dan perlindungan secara menyeluruh terhadap pasien. Karena itu, untuk menghindari hal-hal yang tidak diharapkan, rumah sakit harus mempunyai aturan-aturan yang wajib dilaksanakan seperti hospital bylaws, medical staf bylaws, pedoman medico-legal dan SOP-SOP yang terkait dengan pelayanan profesi.
Di Indonesia Akreditasi RS dilakukan oleh KARS (Komite Akreditasi Rumah Sakit) Departemen Kesehatan Republik Indonesia.
Ada beberapa hal yang penting untuk diketahui berkaitan dengan Akreditasi ini, antara lain:

1.         STANDAR
Mengacu pada defenisi di atas maka Rumah Sakit, maka perlu untuk diketahui scara jelas tentang standar yang baik pada rumah sakit dan masing-masing unit/ bagian pelayanan penunjang lainnya seperti pelayanan medis, pelayanan keperawatan, administrasi dan management, rekam medis, pelayanan UGD, farmasi, dll.
Standar ini terbentuk dari beberapa elemen utama yaitu:
Struktur yang terdiri dari fasilitas fisik, organisasi, sumber daya manusianya, sistem keuangan, peralatan medis dan non-medis, AD/ART, kebijakan, SOP/Protap, program, dsb
Proses yaitu semua pelaksanaan operasional dari staf/ unit/ bagian RS kepada pasien/ keluarga masyarakat pengguna jasa RS tersebut.
Hasil (outcome) adalah perubahan status kesehatan pasien, perubahan pengetahuan/pemahaman serta perilaku yang mempengaruhi status kesehatannya di masa depan, dan kepuasan pasien. Dari ketiga elemen ini yang lebih penting adalah hasil/outcome, karena menentukan mutu suatu layanan. Hasil biasanya diukur dengan indikator RS atau indikator klinis. Hasil (outcome) berbeda dengan luaran (output), contoh jumlah pasien operasi (PO) adalah luaran, sedangkan hasil adalah jumlah pasien operasi yang ada Infeksi Luka Operasi (PILO) dibagi jumlah pasien yang dioperasi (PILO/PO kali 100%).


2.                  PERSIAPAN
Persiapan Akreditasi di RS dimulai dengan membentuk Pokja (Kelompok Kerja) untuk masing-masing bidang pelayanan (yan), misalnya: Pokja pelayanan Gawat Darurat, Pokja pelayanan Medis, Pokja Keperawatan, dsb. Pokja-pokja ini akan mempersiapkan berbagai standar untuk diterapkan unit/bagiannya, mendorong penerapannya dan kemudian melakukan penilaian, yang disebut sebagai selfassessment.
Penilaian dilakukan dengan menggunakan instrumen dari KARS. Instrumen ini terdapat pada satu buku yang tersedia di KARS terjilid sekaligus untuk 16 pelayanan. yaitu  Laporan Survei Akreditasi RS, utamanya berisi Pedoman Khusus/Survei dari masing-masing pelayanan, pedoman ini tidak lain adalah instrumen yang digunakan untuk menilai atau ”mengukur” sejauh mana RS sudah menerapkan standar. Pedoman khusus ini untuk masing-masing pelayanan berisi tujuh standar, terdapat parameter yang masing-masing jumlahnya berbeda-beda, kemudian ada skor, dan keterangan DO (Definisi Operasional) serta CP (Cara Pembuktian). Dianjurkan agar Pokja mempelajari instrumen ini dengan cermat dan mencoba melakukan penilaian masing-masing pelayanannya.

3.                    JENIS
Ada beberapa jenis Akreditasi Rumah sakit yaitu:
(Yan = Pelayanan)

1)      Lima Pelayanan dengan nilai parameter sebesar 112 parameter, yaitu

1.Administrasi & Manajemen (24),
2.Yan Medis (18),
3.Yan Gawat Darurat (31),
4.Yan Keperawatan (23),
5.Rekam Medis (16),

2)      Dua belas Pelayanan dengan nilai parameter sebesar 254 parameter, yaitu

1.Administrasi & Manajemen (24),
2.Yan Medis (18),
3.Yan Gawat Darurat (31),
4.Yan Keperawatan (23),
5.Rekam Medis (16),
6.Yan Farmasi (16),
7.Keselamatan Kerja, Kebakaran Kewaspadaan bencana-K3- (27),
8.Yan Radiologi (18),
9.Yan Laboratorium (23),
10.Yan Kamar Operasi (25),
11.Yan Pengendalian Infeksi ( 17),
12.Yan Perinatal Risiko Tinggi (16)

3)      Enam belas pelayanan dengan nilai parameter sebesar 319 parameter, yaitu

1.Administrasi & Manajemen (24),
2.Yan Medis (18),
3.Yan Gawat Darurat (31),
4.Yan Keperawatan (23),
5.Rekam Medis (16),
6.Yan Farmasi (16),
7.Keselamatan Kerja, Kebakaran Kewaspadaan bencana-K3- (27),
8.Yan Radiologi (18),
9.Yan Laboratorium (23),
10.Yan Kamar Operasi (25),
11.Yan Pengendalian Infeksi ( 17),
12.Yan Perinatal Risiko Tinggi (16)
13.Yan Rehablitasi Medis (16),
14.Yan Gizi (17),
15.Yan Intensif (17),
16.Yan Darah (15),
Sampai saat ini rumah sakit yang telah terakreditasi untuk 16 bidang pelayanan berjumlah 13 rumah sakit.

4.         TAHAP
Akreditasi pada sesuatu RS wajib dilakukan untuk lima pelayanan, ini adalah merupakan Akreditasi Tingkat Dasar yaitu pelayanan nomor 1 s/d 5. Tiga tahun kemudian RS meningkatkan diri dan diakreditasi untuk 12 pelayanan, disebut Akreditasi Tingkat Lanjut (pelayanan nomor 1 s/d 12). Dan tiga tahun kemudian RS dapat diakreditasi untuk total 16 pelayanan (Akreditasi Tingkat Lengkap).
Bila upaya penerapan standar, perbaikan elemen-elemen standar struktur, proses dan hasil sudah cukup baik, yaitu melalui Penilaian Self Assessment, misalnya nilai yang diperoleh sudah mencapai 80-85 %, maka sudah dapat mengajukan permohonan untuk disurvei oleh KARS.

5.         MANFAAT
Berdasarkan literatur luar negeri serta pengalaman KARS di Indonesia, ada beberapa manfaat yang diperoleh RS dengan adanya Akreditasi yaitu:

1.Peningkatan pelayanan (diukur dengan clinical indicator),

2.Peningkatan administrasi & perencanaan,
 
3.Peningkatan koordinasi asuhan pasien,
 
4.Peningkatan koordinasi pelayanan,
 
5.Peningkatan komunikasi antara staf,
 
6.Peningkatan sistem & prosedur,

7.Lingkungan yang lebih aman,

8.Minimalisasi risiko,
 
9.Penggunaan sumber daya yang lebih efisien,
 
10.Kerjasama yang lebih kuat dari semua bagian dari organisasi,

11. Penurunan keluhan pasien & staf,

12.Meningkatnya kesadaran staf akan tanggung jawabnya,
 
13.Peningkatan moril dan motivasi,

14.Re-energized organization,

15.Kepuasan pemangku kepentingan (stakeholder).

6.         PENILAIAN
Keputusan Akreditasi. Penilaian hasil oleh surveyor kemudian diajukan ke KARS.
Ada beberapa nilai akreditasi antara lain,:
  1. Tidak Diakreditasi (Tidak Lulus),
  2. Akreditasi Bersyarat: nilai total >65 % - <75 %, tidak ada nilai < 60%, 1 tahun disurvei / nilai lagi pelayananan yang nilainya di bawah 75%.
  3. Akreditasi Penuh: nilai total > 75 %, tidak ada nilai < 60%, 3 tahun masa berlaku.
  4. Akreditasi Istimewa: 5 tahun masa berlaku, didapat setelah 3 X berturut-turut lulus.

Beberapa hal yang perlu diketahui sebagai persiapan untuk akreditasi menyangkut SANTOSA BANDUNG INTERNATIONAL HOSPITAL. Antara lain:
  1. Informasi umum tentang Santosa Bandung International Hospital Visi dan Misi Santosa Bandung International Hospital.
  2. Nama direktur/ direksi.
  3. Maksud kata “International hospital” pada SBIH.
(International maksudnya, rumah sakit ini menjalin hubungan dengan rumah sakit luar negri dan  mengirimkan staff ke luar negri untuk belajar dan menerima staff dari rumah sakit luar, untuk saling berbagi informasi  terutama dalam hal pelayanan medis)

BEBERAPA DEFENISI YANG UMUM DALAM PELAYANAN RUMAH SAKIT
Berikut beberapa istilah umum yang kerap di dapati dalam rumah sakit yang sebaikya diketahui oleh seluruh staff. (sesuai dengan Surat Keputusan NOMOR: 560/ MENKES/ SK/ IV/ 2003) antara lain:
  1. Pelayanan Medik adalah pelayanan yang bersifat individu yang diberikan oleh tenaga medik, para medik perawatan berupa pemeriksaan, konsultasi, tindakan medik;
  2. Pelayanan Rawat Jalan adalah pelayanan pasien untuk observasi, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi medik dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa menginap di rumah sakit;
  3. Pelayanan Rawat Darurat adalah pelayanan kedaruratan medik yang harus diberikan secepatnya untuk mencegah/menanggulangi risiko kematian atau cacat;
  4. Pelayanan Rawat Inap adalah pelayanan pasien untuk observasi, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi medik dan atau upaya pelayanan kesehatan lainnya dengan menginap di rumah sakit;
  5. Pelayanan Rawat Sehari (One Day Care) adalah pelayanan pasien untuk observasi, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi medik dan atau upaya pelayanan kesehatan lain dan menempati tempat tidur kurang dari 24 (dua puluh empat) jam;
  6. Pelayanan Rawat Siang Hari (Day Care) adalah pelayanan pasien untuk observasi, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi mental dan atau upaya pelayanan kesehatan lain maksimal 12 (dua belas) jam;
  7. Rawat Rumah adalah pelayanan pasien di rumah untuk observasi, pengobatan, rehabilitasi medik pasca rawat inap;
  8. Tindakan Medik Operatif adalah tindakan pembedahan kepada pasien yang menggunakan pembiusan umum, pembiusan local atau tanpa pembiusan;
  9. Tindakan Medik Non Operatif adalah tindakan kepada pasien tanpa pembedahan untuk membantu penegakan diagnosis dan terapi;
  10. Pelayanan Penunjang Medik adalah pelayanan kepada pasien untuk membantu penegakan diagnosis dan terapi;
  11. Pelayanan Rehabilitasi Medik dan Rehabilitasi Mental adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien dalam bentuk pelayanan fisioterapi, terapi okupasional, terapi wicara, ortotik/prostetik, bimbingan social medis dan jasa psikologi serta rehabilitasi lainnya;
  12. Pelayanan Medik Gigi dan Mulut adalah pelayanan paripurna meliputi upaya penyembuhan dan pemulihan yang selaras dengan upaya pencegahan penyakit gigi dan mulut serta peningkatan kesehatan gigi dan mulut pada pasien di rumah sakit;
  13. Pelayanan Penunjang Non Medik adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien di Rumah Sakit yang secara tidak langsung berkaitan dengan pelayanan medik antara lain hostel, administrasi, laundry dan lain-lain;
  14. Tarif adalah sebagian atau seluruh biaya penyelenggaraan kegiatan pelayanan di rumah sakit, yang dibebankan kepada pasien sebagai imbalan atas jasa pelayanan yang diterimanya;
  15. Biaya Overhead adalah biaya yang timbul karena kegiatan yang dilaksanakan sehingga menimbulkan biaya fixed dan biaya variabel :
a. Biaya Fixed meliputi biaya penyusutan, gaji pegawai honorer, dan gaji pegawai tetap serta biaya lainnya bersifat tetap yang terkait pelayanan langsung kepada pasien.
b. Biaya Variabel meliputi Jasa Sarana yang diterima oleh rumah sakit atas pemakaian sarana, fasilitas rumah sakit, yang digunakan langsung dalam pencegahan rangka pencegahan, observasi, diagnosis, pengobatan dan konsultasi, visite, rehabilitasi medik dan atau pelayanan lainnya.
  1. Penjamin adalah orang atau badan hukum sebagai penanggung biaya pelayanan kesehatan dari seseorang yang menggunakan/mendapat pelayanan di rumah sakit;
  2. Unit Cost adalah besaran biaya satuan dari setiap kegiatan pelayanan yang diberikan rumah sakit, yang dihitung berdasarkan standar akuntansi biaya rumah sakit.
Demikianlah sekilas gambaran umum tentang akreditasi rumah sakit yang saya dapat kumpulkan, semoga ini dapat bermamfaat dan manambah pengetahuan kita terutama menjelang pelaksanaan akreditsi yang akan dilaksanakan.