SEKILAS TENTANG COST CONTROLL SEDERHANA UNTUK RESTORAN

PENDAHULUAN

Cost controll/ pengendalian biaya adalah suatu hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Pengendalian pada dasarnya dapat dibagi berdasarkan beberapa fungsi antara lain:

a. Fungi Perencanaan

Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya.

b. Fungsi Pengawasan

pengawasan yaitu dengan membandingkan antara prestasi/ apa yang terjadi dan diraih dengan apa yang sebelumnya dianggarkan, apakah dapat ditemukan efisiensi atau apakah para manajer pelaksana telah bekerja dengan baik dalam mengelola perusahaan. Tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan akan tetapi mencegah dan nemperbaiki kesalahan.  Namun sering terjadi, fungsi pengawasan itu disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat, pada hal tujuan pengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan.

c. Fungsi Koordinasi

Fungsi koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu atau bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya.

Cost Controll sangat berperan dalam hal pengamanan harta/ kas (setara kas lainnya) perusahaan, karena setiap aktivitas financing yang sifatnya consumable ataupun inventalisir dapat dimonitor melalui Cost Controller. Namun semuanya tergantung dari pihak management sendiri, mau dibawa kemana arah pekerjaan serta batasan/ wewenang unit Cost Controll itu sendiri, karena menurut pengalaman saya, terkadang standard pekerjaan Cost Controll itu justru berbenturan dengan keputusan management tertentu, dimana bagian Cost Controll lebih mengutamakan efesiensi yang tepat dan terarah. Akankah cost controll diberikan wewenang untuk membatalkan pembelian suatu barang, yang sudah disetujui oleh manager suatau bagian, dengan alasan efesiensi atau melihat kegunanaan dari barang tersebut.

Dalam aktivitasnya pekerjaanya Cost Controll itu harus didasari oleh beberapa hal antara lain:

1. Kejujuran
2. Independensi dan yang tak kalah penting adalah
3. Fact management.

Hal tersebut diatas berlaku untuk semua jenis usaha termasuk usaha yang bergerak di bidang pelayanan/ makanan (restoran)

Sedangkan konsep pekerjaan yang menurut saya perlu dilakukan pada perusahaan pelayanan makanan/ restoran adalah:

1. Reviewer – Comperhensive. Memastikan kebenaran dari setiap transaksi (terutama transaksi pengeluaran/ Pembelian)
2. Comparing data,
3. Double Controll.

ISI

I. Variabel yang mungkin di kendalikan

1. Pembelian yang terencana/ sesuai dengan prosedur lengkap (melalui PO/ Purcchase Order)
2. Pembelian yang sifatnya CITO (Pada umumnya jumlahnya tidak terlalu signifikan, tergantung batasan yang diberikan magement).

Dari kedua sifat pembelian barang tersebut, didalamnya terdapat beberapa klasifikasi - variabel antara lain:

BIAYA INVENTARIS

INVENTARIS PELAYANAN RESTORAN

Pembelian meja

Pembelian kursi/ sofa

Pembelian peralatan makan

Pembelian alat memasak

Pembelian alat kebersihan Pembelian lemari penyimpanan makanan Pembelian seragam karyawan

INVENTARIS PEMELIHARAAN RESTORAN

Pembelian peralatan maintenance

Pembelian peralatan gedung

INVENTARIS ADMINISTRASI

Pembelian komputer untuk billing

Pembelian sistem billing

Pembelian alat cetak billing

Pembelian lemari tempat file

Pembelian meja untuk kantor/ karyawan

Pembelian kursi kerja untuk karyawan

Pembelian kursi tamu

Biaya discount yang sengaja diberikan

BIAYA OPERASIONAL

DIRRECT OPERATION

OPERASIONAL PELAYANAN

Biaya Bahan Baku

Pembelian Beras

Pembelian Daging/ sejenisnya

Pembelian Sayur-sayuran/ sejenisnya

Pembelian Alat makan (consumable)

Pembelian Bumbu utama (sebelum penyajian)

Pembelian Bumbu pelengkap (setelah penyajian)

Pembelian perlengkapan kebersihan

Pembelian perlengkapan makan konsumen

Biaya Gas/ bahan baker untuk memasak

Gaji koki

Gaji pelayan Gaji karyawan lainnya

Biaya Penyusutan Sarana

Penyusutan peralatan dan alat masak

Penyusutan peralatan dan bangunan

Penyusutan peralatan fisik lainnya

Biaya Pemeliharaan Sarana

Biaya pemeliharaan - gedung dan bangunan

Biaya pemeliharaan – peralatan masak

Biaya pemeliharaan - peralatan non masak

Biaya pemeliharaan - kendaraan

Pembelian perlengkapan listrik

Pembelian perlengkapan perbaikan

Pembelian perlengkapan kendaraan

Biaya Asuransi

Biaya asuransi

Biaya Langganan Daya dan Jasa

Biaya rekening listrik

Biaya rekening air

Biaya rekening telephone

Biaya pemakaian telephon seluler

Biaya Outsourcing

Langgganan lainnya

OPERASIONAL UMUM DAN ADMINISTRASI

Biaya Administrasi / Kantor

Pembelian ATK

Pembelian perlengkapan IT/ Komputer

Pembelian buku-buku cara memasak/ penyajian makanan yang baik

Pencetakan daftar pesanan konsumen

Biaya langganan media

Biaya transportasi

Biaya parkir

Biaya penginapan/ hotel (untuk dinas)

Pembelian benda pos

Biaya pengiriman surat/ paket

Biaya pengurusan perijinan

Biaya kartu kredit

Biaya administrasi bank

Pembelian makanan dan minuman/ snack

Biaya penyewaan

Biaya koordinasi

Biaya sumbangan – social

Biaya Promosi

Biaya pencetakan brosur

Biaya pemasangan iklan

Biaya pencetakan lainnya

Biaya humas

Biaya pembelian suvenir

Biaya pelaksanaan seminar

Biaya pembuatan iklan/ spanduk

Biaya Pajak Biaya PPh 21

Biaya PPh 24

Biaya PPh 26 Bunga pinjaman bank

Biaya PPh final

Biaya PPNdN

Biaya PBB

Biaya pajak air tanah

Biaya pajak lainnya

Variable-variabel tersebut diatas dapat berubah sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang dihadapi dilapangan, namun secara garis besar segala bentuk pengeluaran harus dilakukan kontrol yang tepat.

Pihak managemen juga harus memberikan batasan tertentu untuk beberapa variable pengeluaran tersebut. Dan sebaiknya ada pula persentase varian yang masih diterima. Menurut saya varian tersebut tidak boleh lebih dari 10%.

II. Problem yang muncul.

Dalam pelaksanan kendali terhadap biaya yang timbul terkadang ditemukan beberapa masalah/ problem. Dari pengalaman cost control beberapa masalah yang sering timbul yang mungkin bisa jadi akan timbul di dalam badan usaha restoran adalah (dapat diterangakan lebih lanjut bila diperlukan):

1. Pelanggaran prosedur pengeluaran
2. Otorisasi yang tidak benar
3. Manipulasi data
4. Over Budget
5. Kesalahan pencatatan.
6. Pemamfaatan asset perusahaan untuk kepentingan pribadi.
7. Perbedaan pendapat antara bagian marketing atau bagian lainnya yang mengeluarkan sejumlah uang untuk biaya entertain, dengan bagian cost controll yang pada dasarnya mengutamakan efesiensi biaya demi mencapai target yang maksimal.

III. Sistematika

1. Identifikasi/ memahami aktivitas usaha dan Standart Operation Procedure, sekaligus memahami dengan benar apa yang menjadi harapan management/ owner dari unit cost controll.

2. Pemeriksaan Invoice/ Faktur/ Bon/ Kwitansi sebelum pengeluaran pembelian tersebut diakui/ dicatan sebagai biaya.

Pemeriksaan bukti adalah pemeriksaan yang dilakukan secara objektif dan komperhensif terhadap bukti-bukti fisik atas pengeluaran cash.

Dalam pemeriksaan bukti ini ada beberapa hal yang memang baik untuk diperhatikan diantaranya antara lain:

a)      Periksa kwitansi/ invoice transaksi tersebut apakah sudah layak. Sebaiknya ada stempel atau bukti transaksi yang bersifat komputerisasi untuk memperkecil kemungkinan manipulasi. Stempel ataupun bukti yang bersifat komputerisasi bukanlah suatu hal yang mutlak, bon biasa juga boleh asal memang wajar adanya, selembar kertas yang ditulis tangan ketika terjadinya proses pengklaiman atas pembelian 2 buah Aqua cup di warung sudah dapat menjadi bukti. Tetapi sebuah kertas rokok yang ditulis tangan yang berisikan pembelian 1 unit alat masak tentunya tidak dapat diterima sebagai bukti. Untuk beberapa jenis bukti klaim tertentu seperti klaim bensin/ bahan bakaar kendaraan, pada bukti tersebut harus ditulis pula data kilometer saat pengisian dan nomer plat kendaran yang melakukan pengisian untuk mencegah penyimpangan dalam pengisian bahan bakar tersebut

b)      Periksa otorisasi/ tanda tangan dari pihak yang memiliki hak untuk memberikan otorisasi. Otorisasi tidak harus langsung dari Direktur tetapi dari manager juga boleh tergantung kepada nominal yang diberikan. Contohnya untuk pembelian ≤Rp 1.000.000.- otorisasi cukup oleh manager yang bersangkutan, sementara untuk

c)      pembelian diatas  Rp. 1.000.000.- atau pembelian yang sifatnya CITO,  Inventas, dan signifikan otorisasinya harus langsung oleh direkturatau bagian lain yang ditunjuk.

d)     Periksa keakuratan penyajian angka dari setiap kwitansi, invoice atau bukti transaksi tersebut apakah penjumlahan, perkalian, atau pengurangannya sudah benar. Kesalahan bisa saja terjadi walaupun sistem yang dipakai sudah bersifat komputerisasi.

e)      Periksa kewajaran setiap aktivitas pengeluaran cash/ pembelian, apakah barang yang dibeli benar-benar untuk kepentingan perusahaan.

f)       Periksa apakah ada manipulasi angka yang sengaja atau tidak. Yaitu merubah angaka/ menambahkan angka untuk kepentingan pribadi, misalkan ketika terjadi proses klaim sebesar 100.000 tetapi pemegang cash menambahkan angka 0 sehingga angka tersebut menjadi 1.000.000, padahal yang dibayarkan pemegang cash kepada personil yang mengklaim hanya sebesar 100.000, sedangkan yang dicatat dalam pembukuan/ pencatatan sebesar 1.000.000 sehingga selisihnya sebesar 900.000 dipakai untuk kepentingan pribadi.

3. Pemeriksaan Petty cash secara berkala.

Cash adalah jenis asset yang bersifat likuid, dan jenis asset seperti ini sangat rentan atas kesalahan baik disengaja atau tidak disengaja. Disengaja dalam hal ini diibaratkan personil yang memegang cash tersebut memakai uang perusahaan untuk kepentingan pribadi, pemakaian ini bersifat sementara namun hal ini merupakan suatu pelanggaran yang akan berpotensi ke tahap pelanggaran selanjutnya. Sedangkan kesalahan yang tidak disengaja yaitu apabila terjadi kelebihan bayar atau kekurangan bayar  ketika ada klaim ke pemegang cash oleh pihak lain. Personil wajib untuk memisahkan uang pribadi dengan uang perusahaan. Apabila karena sesuatu hal maka pesonil yang memegang cash harus menggunakan uang pribadinya, contohnya untuk memberikan kembalian kepada personil lain yang melakukan klaim, maka uang pribadi tersebut harus dengan cepat di kembalikan lagi.

Dalam pemeriksaan kas ini ada 3 bagian yang harus diperhatikan yang sama pentingnya yaitu:

1. Pemeriksaan Bukti
2. Pemeriksaan Fisik Uang
3. Pemeriksaan pencatatan

Pemeriksaan sebaikya tidak dilakukan seorang diri, tetapi dilakukan 2 atau 3 orang untuk meningkatkan ketelitian dan sebagai saksi atas pemeriksaan.

Pemeriksaan tersebut harus dilakukan secara tiba-tiba, tanpa sepengetahuan personil yang memegang cash tersebut dan dilakukan dengan teratur dan berkesinambungan.

Dalam melakukan pemeriksaan, pemeriksa akan mengisi kertas kerja pemeriksaan dengan jelas dan bersih, hindari semaksimal mungkin akan coretan-coretan

Sebelum membahas tentang 3 bagian penting pemeriksaan tersebut, ada beberapa hal yang perlu diisi/ dilengkapi pemeriksa dalam lembar kertas kerja pemeriksaan, antara lain:

a)      Mengisi hari/ tanggal, bulan, dan tahun diadakanya pemeriksaan serta pemeriksaan dilakukan dari pukul berapa sampai pukul berapa.

b)      Tuliskan pemeriksaan cash (cash opname) dilakukan di bagian/ cabang restoran mana.

c)      Isi kolom jumlah, nominal keping logam dan uang kertas, selisih (bila ada) dengan rapi dan bersih

d)     Setelah itu berikan nama pemeriksa serta tanda tangan pemeriksa ditambah dengan nama dan tanda tangan pemegang cash serta nama da tanda tangan atasan/ manager pada kolom di lembar kertas kerja yang sudah disediakan.

e)      Tuliskan keterangan atas hasil pemeriksaan tersebut (bial memang ada keterangan yang harus disampaikan)

f)       Sebaiknya pemeriksa mendapatkan copy pencatatan mutasi kas terakhir pada saat terjadi pemeriksaan, sebagai bahan bukti tambahan pada pemeriksaan cash selanjutnya dan pemegang cash tersebut mendapkan copy lembar kertas kerja pemeriksaan yang sudah ditanda-tangani lengkap.

4. Pembuatan Anggaran

Anggaran yang dipandang dari segi manfaat yang ingin diperoleh pada dasarnya

dibagi dalam tahapan, yaitu :

(1) Anggaran sebagai alat penaksir

(2) Anggaran sebagai plafon dan sekaligus alat pengatur otorisasi pengeluaran

dana/kas

(3) Anggaran sebagai alat pengukur efisiensi

Program anggaran akan berhasil apabila memenuhi syarat-syarat pokok

sebagai berikut:

1. Organisasi Perusahaan yang Sehat

Organisasi yang sehat adalah organisasi yang disusun berdasarkan sistem organisasi tertentu, dapat mengadakan pembagian tugas fungsional dengan jelas, dan menentukan garis wewenang dan tanggung jawab dengan tegas.

2. Sistem Akuntansi yang Memadai

Keberhasilan program anggaran harus didukung oleh sistem akuntansi yang memadai, meliputi:

a. Penggolongan rekening yang sama antara anggaran dengan realisasi yang

akan dicatat oleh akuntansi, sehingga antara anggaran dengan realisasi dapat

diperbandingkan.

b. Pencatatan akuntansi terhadap transaksi akan memberikan informasi dari realisasi anggaran.

c. Laporan yang disajikan dapat dibuat sesuai dengan penentuan tingkat pertanggungjawaban dari bagian atau individu di dalam perusahaan.

3. Penelitian dan Analisa

Penelitian dan analisa diperlukan untuk menetapkan alat pengukur prestasi, yang dapat berupa standar atau taksiran, sehingga anggaran dapat dipakai dasar analisa untuk mengukur prestasi yang baik.

4. Dukungan dari Para Pelaksana

Anggaran dapat berjalan baik apabila ada dukungan aktif dari para pelaksana dari tingkat alas maupun bawah, hal ini menyangkut hubungan antar manusia dalam melaksanakan kegiatan, oleh karena itu patokan yang dipakai mengukur prestasi dengan adil harus dimiliki.

Sekilas tentang akreditasi rumah sakit

PENGERTIAN

Akreditasi rumah sakit dapat diartikan secara umum yaitu sebagai pengakuan yang diberikan oleh pemerintah pada rumah sakit karena telah memenuhi standar yang ditentukan dengan tujuan meningkatkan mutu dari pelayanan rumah sakit tersebut.

Sedangkan Federasi Akreditasi Internasional (ISQua) mendefenisikan akreditasi rumah sakit sebagai suatu pengakuan publik melalui suatu badan nasional akreditasi rumah sakit atas prestasi RS dalam memenuhi standar akreditasi yang dibuktikan melalui suatu asesmen pakar setara (peer) eksternal yang independent.

Tujuan dilakukannya akreditasi rumah sakit oleh Departemen Kesehatan adalah untuk meningkatkan mutu pelayanan kesehatan dan perlindungan terhadap pasien. Melalui akreditasi, diharapkan manajemen rumah sakit dapat menerapkan SOP (Standard Operating Precedure) dengan baik sehingga pasien terlindungi dari malpraktik.

Dengan mengikuti program akreditasi, berarti rumah sakit telah melakukan pelayanan dan perlindungan secara menyeluruh terhadap pasien. Karena itu, untuk menghindari hal-hal yang tidak diharapkan, rumah sakit harus mempunyai aturan-aturan yang wajib dilaksanakan seperti hospital bylaws, medical staf bylaws, pedoman medico-legal dan SOP-SOP yang terkait dengan pelayanan profesi.

Di Indonesia Akreditasi RS dilakukan oleh KARS (Komite Akreditasi Rumah Sakit) Departemen Kesehatan Republik Indonesia.

Ada beberapa hal yang penting untuk diketahui berkaitan dengan Akreditasi ini, antara lain:

1.         STANDAR

Mengacu pada defenisi di atas maka Rumah Sakit, maka perlu untuk diketahui scara jelas tentang standar yang baik pada rumah sakit dan masing-masing unit/ bagian pelayanan penunjang lainnya seperti pelayanan medis, pelayanan keperawatan, administrasi dan management, rekam medis, pelayanan UGD, farmasi, dll.

Standar ini terbentuk dari beberapa elemen utama yaitu:

Struktur yang terdiri dari fasilitas fisik, organisasi, sumber daya manusianya, sistem keuangan, peralatan medis dan non-medis, AD/ART, kebijakan, SOP/Protap, program, dsb

Proses yaitu semua pelaksanaan operasional dari staf/ unit/ bagian RS kepada pasien/ keluarga masyarakat pengguna jasa RS tersebut.

Hasil (outcome) adalah perubahan status kesehatan pasien, perubahan pengetahuan/pemahaman serta perilaku yang mempengaruhi status kesehatannya di masa depan, dan kepuasan pasien. Dari ketiga elemen ini yang lebih penting adalah hasil/outcome, karena menentukan mutu suatu layanan. Hasil biasanya diukur dengan indikator RS atau indikator klinis. Hasil (outcome) berbeda dengan luaran (output), contoh jumlah pasien operasi (PO) adalah luaran, sedangkan hasil adalah jumlah pasien operasi yang ada Infeksi Luka Operasi (PILO) dibagi jumlah pasien yang dioperasi (PILO/PO kali 100%).

2.                  PERSIAPAN

Persiapan Akreditasi di RS dimulai dengan membentuk Pokja (Kelompok Kerja) untuk masing-masing bidang pelayanan (yan), misalnya: Pokja pelayanan Gawat Darurat, Pokja pelayanan Medis, Pokja Keperawatan, dsb. Pokja-pokja ini akan mempersiapkan berbagai standar untuk diterapkan unit/bagiannya, mendorong penerapannya dan kemudian melakukan penilaian, yang disebut sebagai selfassessment.
Penilaian dilakukan dengan menggunakan instrumen dari KARS. Instrumen ini terdapat pada satu buku yang tersedia di KARS terjilid sekaligus untuk 16 pelayanan. yaitu  Laporan Survei Akreditasi RS, utamanya berisi Pedoman Khusus/Survei dari masing-masing pelayanan, pedoman ini tidak lain adalah instrumen yang digunakan untuk menilai atau ”mengukur” sejauh mana RS sudah menerapkan standar. Pedoman khusus ini untuk masing-masing pelayanan berisi tujuh standar, terdapat parameter yang masing-masing jumlahnya berbeda-beda, kemudian ada skor, dan keterangan DO (Definisi Operasional) serta CP (Cara Pembuktian). Dianjurkan agar Pokja mempelajari instrumen ini dengan cermat dan mencoba melakukan penilaian masing-masing pelayanannya.

3.                    JENIS

Ada beberapa jenis Akreditasi Rumah sakit yaitu:

(Yan = Pelayanan)

1)      Lima Pelayanan dengan nilai parameter sebesar 112 parameter, yaitu

1.Administrasi & Manajemen (24),

2.Yan Medis (18),

3.Yan Gawat Darurat (31),

4.Yan Keperawatan (23),

5.Rekam Medis (16),

2)      Dua belas Pelayanan dengan nilai parameter sebesar 254 parameter, yaitu

1.Administrasi & Manajemen (24),

2.Yan Medis (18),

3.Yan Gawat Darurat (31),

4.Yan Keperawatan (23),

5.Rekam Medis (16),

6.Yan Farmasi (16),

7.Keselamatan Kerja, Kebakaran Kewaspadaan bencana-K3- (27),

8.Yan Radiologi (18),

9.Yan Laboratorium (23),

10.Yan Kamar Operasi (25),

11.Yan Pengendalian Infeksi ( 17),

12.Yan Perinatal Risiko Tinggi (16)

3)      Enam belas pelayanan dengan nilai parameter sebesar 319 parameter, yaitu

1.Administrasi & Manajemen (24),

2.Yan Medis (18),

3.Yan Gawat Darurat (31),

4.Yan Keperawatan (23),

5.Rekam Medis (16),

6.Yan Farmasi (16),

7.Keselamatan Kerja, Kebakaran Kewaspadaan bencana-K3- (27),

8.Yan Radiologi (18),

9.Yan Laboratorium (23),

10.Yan Kamar Operasi (25),

11.Yan Pengendalian Infeksi ( 17),

12.Yan Perinatal Risiko Tinggi (16)

13.Yan Rehablitasi Medis (16),

14.Yan Gizi (17),

15.Yan Intensif (17),

16.Yan Darah (15),

Sampai saat ini rumah sakit yang telah terakreditasi untuk 16 bidang pelayanan berjumlah 13 rumah sakit.

4.         TAHAP

Akreditasi pada sesuatu RS wajib dilakukan untuk lima pelayanan, ini adalah merupakan Akreditasi Tingkat Dasar yaitu pelayanan nomor 1 s/d 5. Tiga tahun kemudian RS meningkatkan diri dan diakreditasi untuk 12 pelayanan, disebut Akreditasi Tingkat Lanjut (pelayanan nomor 1 s/d 12). Dan tiga tahun kemudian RS dapat diakreditasi untuk total 16 pelayanan (Akreditasi Tingkat Lengkap).
Bila upaya penerapan standar, perbaikan elemen-elemen standar struktur, proses dan hasil sudah cukup baik, yaitu melalui Penilaian Self Assessment, misalnya nilai yang diperoleh sudah mencapai 80-85 %, maka sudah dapat mengajukan permohonan untuk disurvei oleh KARS.

5.         MANFAAT

Berdasarkan literatur luar negeri serta pengalaman KARS di Indonesia, ada beberapa manfaat yang diperoleh RS dengan adanya Akreditasi yaitu:

1.Peningkatan pelayanan (diukur dengan clinical indicator),

2.Peningkatan administrasi & perencanaan,

 
3.Peningkatan koordinasi asuhan pasien,

 
4.Peningkatan koordinasi pelayanan,

 
5.Peningkatan komunikasi antara staf,

 
6.Peningkatan sistem & prosedur,

7.Lingkungan yang lebih aman,

8.Minimalisasi risiko,

 
9.Penggunaan sumber daya yang lebih efisien,

 
10.Kerjasama yang lebih kuat dari semua bagian dari organisasi,

11. Penurunan keluhan pasien & staf,

12.Meningkatnya kesadaran staf akan tanggung jawabnya,

 
13.Peningkatan moril dan motivasi,

14.Re-energized organization,

15.Kepuasan pemangku kepentingan (stakeholder).

6.         PENILAIAN

Keputusan Akreditasi. Penilaian hasil oleh surveyor kemudian diajukan ke KARS.

Ada beberapa nilai akreditasi antara lain,:

1. Tidak Diakreditasi (Tidak Lulus),
2. Akreditasi Bersyarat: nilai total >65 % - <75 %, tidak ada nilai < 60%, 1 tahun disurvei / nilai lagi pelayananan yang nilainya di bawah 75%.
3. Akreditasi Penuh: nilai total > 75 %, tidak ada nilai < 60%, 3 tahun masa berlaku.
4. Akreditasi Istimewa: 5 tahun masa berlaku, didapat setelah 3 X berturut-turut lulus.

Beberapa hal yang perlu diketahui sebagai persiapan untuk akreditasi menyangkut SANTOSA BANDUNG INTERNATIONAL HOSPITAL. Antara lain:

1. Informasi umum tentang Santosa Bandung International Hospital Visi dan Misi Santosa Bandung International Hospital.
2. Nama direktur/ direksi.
3. Maksud kata “International hospital” pada SBIH.

(International maksudnya, rumah sakit ini menjalin hubungan dengan rumah sakit luar negri dan  mengirimkan staff ke luar negri untuk belajar dan menerima staff dari rumah sakit luar, untuk saling berbagi informasi  terutama dalam hal pelayanan medis)

BEBERAPA DEFENISI YANG UMUM DALAM PELAYANAN RUMAH SAKIT

Berikut beberapa istilah umum yang kerap di dapati dalam rumah sakit yang sebaikya diketahui oleh seluruh staff. (sesuai dengan Surat Keputusan NOMOR: 560/ MENKES/ SK/ IV/ 2003) antara lain:

1. Pelayanan Medik adalah pelayanan yang bersifat individu yang diberikan oleh tenaga medik, para medik perawatan berupa pemeriksaan, konsultasi, tindakan medik;
2. Pelayanan Rawat Jalan adalah pelayanan pasien untuk observasi, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi medik dan pelayanan kesehatan lainnya tanpa menginap di rumah sakit;
3. Pelayanan Rawat Darurat adalah pelayanan kedaruratan medik yang harus diberikan secepatnya untuk mencegah/menanggulangi risiko kematian atau cacat;
4. Pelayanan Rawat Inap adalah pelayanan pasien untuk observasi, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi medik dan atau upaya pelayanan kesehatan lainnya dengan menginap di rumah sakit;
5. Pelayanan Rawat Sehari (One Day Care) adalah pelayanan pasien untuk observasi, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi medik dan atau upaya pelayanan kesehatan lain dan menempati tempat tidur kurang dari 24 (dua puluh empat) jam;
6. Pelayanan Rawat Siang Hari (Day Care) adalah pelayanan pasien untuk observasi, diagnosis, pengobatan, rehabilitasi mental dan atau upaya pelayanan kesehatan lain maksimal 12 (dua belas) jam;
7. Rawat Rumah adalah pelayanan pasien di rumah untuk observasi, pengobatan, rehabilitasi medik pasca rawat inap;
8. Tindakan Medik Operatif adalah tindakan pembedahan kepada pasien yang menggunakan pembiusan umum, pembiusan local atau tanpa pembiusan;
9. Tindakan Medik Non Operatif adalah tindakan kepada pasien tanpa pembedahan untuk membantu penegakan diagnosis dan terapi;
10. Pelayanan Penunjang Medik adalah pelayanan kepada pasien untuk membantu penegakan diagnosis dan terapi;
11. Pelayanan Rehabilitasi Medik dan Rehabilitasi Mental adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien dalam bentuk pelayanan fisioterapi, terapi okupasional, terapi wicara, ortotik/prostetik, bimbingan social medis dan jasa psikologi serta rehabilitasi lainnya;
12. Pelayanan Medik Gigi dan Mulut adalah pelayanan paripurna meliputi upaya penyembuhan dan pemulihan yang selaras dengan upaya pencegahan penyakit gigi dan mulut serta peningkatan kesehatan gigi dan mulut pada pasien di rumah sakit;
13. Pelayanan Penunjang Non Medik adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien di Rumah Sakit yang secara tidak langsung berkaitan dengan pelayanan medik antara lain hostel, administrasi, laundry dan lain-lain;
14. Tarif adalah sebagian atau seluruh biaya penyelenggaraan kegiatan pelayanan di rumah sakit, yang dibebankan kepada pasien sebagai imbalan atas jasa pelayanan yang diterimanya;
15. Biaya Overhead adalah biaya yang timbul karena kegiatan yang dilaksanakan sehingga menimbulkan biaya fixed dan biaya variabel :

a. Biaya Fixed meliputi biaya penyusutan, gaji pegawai honorer, dan gaji pegawai tetap serta biaya lainnya bersifat tetap yang terkait pelayanan langsung kepada pasien.

b. Biaya Variabel meliputi Jasa Sarana yang diterima oleh rumah sakit atas pemakaian sarana, fasilitas rumah sakit, yang digunakan langsung dalam pencegahan rangka pencegahan, observasi, diagnosis, pengobatan dan konsultasi, visite, rehabilitasi medik dan atau pelayanan lainnya.

16. Penjamin adalah orang atau badan hukum sebagai penanggung biaya pelayanan kesehatan dari seseorang yang menggunakan/mendapat pelayanan di rumah sakit;
17. Unit Cost adalah besaran biaya satuan dari setiap kegiatan pelayanan yang diberikan rumah sakit, yang dihitung berdasarkan standar akuntansi biaya rumah sakit.

Demikianlah sekilas gambaran umum tentang akreditasi rumah sakit yang saya dapat kumpulkan, semoga ini dapat bermamfaat dan manambah pengetahuan kita terutama menjelang pelaksanaan akreditsi yang akan dilaksanakan.

Panduan sederhana laporan Billing dan AR Rumah Sakit

TOPIK-TOPIK PENJELASAN DEPARTEMEN BILLING DAN AR untuk RUMAH SAKIT

I. KETENAGAAN

(Analisa sumber daya manusia dalam pencapaian target kerja dan menunjang visi misi rumah sakit)

  TOPIK POKOK PENYAMPAIAN

  Sub. Dept Billing dan AR:

1. Jumlah tenaga kerja yang keluar dan masuk pada tahun2012 
2. Jumlah tenaga kerja yang ada sekarang 
3. Kemungkinan kebutuhan tenaga di tahun 2013 dengan memperhatikan efektifitas pencapaian dan efesiensi biaya. 
4. (ditambahkan topik-topik pembahasan lain yang dianggap penting oleh masing-masing sub departemen )

II. EVALUASI PROSES dan OPERASIONAL

(Ukuran kuantitatif yang dijabarkan secara deskriptif atas pencapaian dan kondisi yang telah dilalui pada periode penagihan dan pelayanan rumah sakit sebelumnya)

  TOPIK POKOK PENYAMPAIAN:

  Untuk Sub Dept. AR:

1. Jumlah berkas (INV) yang masuk ke AR dari tahun 2012 dengan nominal
2. Jumlah berkas (INV) tahun 2012 yang sudah ditagihkan dan nominalnya
3. Jumlah piutang yang timbul sampai dengan tahun Desember 2012 atas piutang umum dan kontraktor dan penjelasan klasifikasi dari masing-masing piutang tersebut
4. Jumlah kasus penolakan pembayaran tagihan oleh perusahaan penjamin/ asuransi dan nominalnya, serta alasannya
5. (ditambahkan topik-topik pembahasan lain yang dianggap penting oleh masing-masing sub departemen ) 

TOPIK POKOK PENYAMPAIAN

Untuk Sub Dept. Billing:

1. Jumlah rekening tagihan yang dikeluarkan oleh billing rawat jalan dan rawat inap selama tahun 2012 dan jumlah nominalnya 
2. Jumlah komplain dan kategorinya yang timbul selama 2012 
3. Kasus pasien yang masih menggantung pada tahun 2012 
4. Alur pelayanan Billing yang dikira perlu diperbaiki 
5. (ditambahkan topik-topik pembahasan lain yang dianggap penting oleh masing-masing sub departemen )

III. PERUMUSAN STRATEGI

Untuk sub. Dept Billing dan AR

1. Alternatif strategi OS ( menyikapi peluang dengan kekuatan)

Bagaimana masing-masing asisten manager mengetahui KEKUATAN/ STREGHTS yang dimiliki dan meraih PELUANG/ OPPORTUNITIES yang ada di masa yang akan datang agar organisasi yang dipimpin dapat berkembang

2. Alternatif strategi O W ( menyikapi peluang dengan kelemahan)

Bagaimana masing-masing asisten manager mengetahui KELEMAHAN/ WEAKNESSES intern dan dengan kehati-hatian meraih PELUANG/ OPPORTUNITIES yang ada di masa yang akan datang agar organisasi yang dipimpin dapat berkembang

3. Alternatif strategi T S ( mengahadapi ancaman dengan kekuatan internal)

Bagaimana masing-masing asisten manager mengenal, paham serta dapat mengatasi ANCAMAN/ THREATS dari luar yang dapat memberikan pengaruh negatif dalam pencapaian rencana kerja dan target dengan menggunakan KEKUATAN/ STREGHTS yang ada.

4. Alternatif strategi TW ( Mengahadapi ancaman dengan kelemahan intern)

Bagaimana masing-masing asisten manager menyadari dan mengahadapi akan bahaya ANCAMAN/ THREATS dari luar dan dimana masih ada KELEMAHAN/ WEAKNESSES di intern yang harus segera dibenahi

(BANTUAN PETUNJUK PEMBUATAN) PERUMUSAN STRATEGI

1.Identifikasi Proses dan Bentuk

Masing-masing asisten manager mengetahui proses yang berjalan dan melakukan interview dengan supervisor/ koordinator dan atau staff yang dianggap kompeten untuk memberikan kontribusi informasi.

2.Membuat S W O T dengan rinci (seperti yang pernah dipelajari dahulu)

3.Melakukan pengujian S W O T dengan aktual, untuk mencegah asumsi mendominasi fakta

4.Melakukan korelasi masing masing poin pada O dengan S, O dengan W, T dengan W, T dengan S 

IV. RENCANA KERJA DAN PENYAMPAIAN

YANG PERLU DIPERHATIKAN:

1.Setiap rencana kerja/ pencapaian harus jelas, subjek pekerja, objek yang akan dilakukan dan waktu

2.Setiap rencana kerja/ pencapaian adalah kegiatan yang dapat dievaluasi/ disebutkan secara kuantitatif atau kualitatif bukan persepsi

3.Setiap rencana kerja/ pencapaian adalah nilai/ perolehan rata-rata optimistis dan keadaan sekarang, bukan impian kosong belaka

4.Rencana pencapaian yang ditetapkan adalah data/ angka dimana bila tidak dapat diraih dapat dijelaskan/ dipertanggung-jawabkan secara rasional dan bila melebihi rencana dapat di jelaskan secara rasional

Makna yang terkandung dalam membuat rencana kerja masing-masing asisten manager:

1.Mendukung pencapaian Visi dan Misi Rumah Sakit

2.Fokus kepada efektifitas kerja dan efisiensi sumber daya

3.Pengembangan organisasi billing & AR

4.Prestasi dan pembelajaran Mendukung peraturan dan disiplin rumah sakit

Semoga bermanfaat...