Panduan sederhana laporan Billing dan AR Rumah Sakit

TOPIK-TOPIK PENJELASAN DEPARTEMEN BILLING DAN AR untuk RUMAH SAKIT

I. KETENAGAAN

(Analisa sumber daya manusia dalam pencapaian target kerja dan menunjang visi misi rumah sakit)

  TOPIK POKOK PENYAMPAIAN

  Sub. Dept Billing dan AR:

1. Jumlah tenaga kerja yang keluar dan masuk pada tahun2012 
2. Jumlah tenaga kerja yang ada sekarang 
3. Kemungkinan kebutuhan tenaga di tahun 2013 dengan memperhatikan efektifitas pencapaian dan efesiensi biaya. 
4. (ditambahkan topik-topik pembahasan lain yang dianggap penting oleh masing-masing sub departemen )

II. EVALUASI PROSES dan OPERASIONAL

(Ukuran kuantitatif yang dijabarkan secara deskriptif atas pencapaian dan kondisi yang telah dilalui pada periode penagihan dan pelayanan rumah sakit sebelumnya)

  TOPIK POKOK PENYAMPAIAN:

  Untuk Sub Dept. AR:

1. Jumlah berkas (INV) yang masuk ke AR dari tahun 2012 dengan nominal
2. Jumlah berkas (INV) tahun 2012 yang sudah ditagihkan dan nominalnya
3. Jumlah piutang yang timbul sampai dengan tahun Desember 2012 atas piutang umum dan kontraktor dan penjelasan klasifikasi dari masing-masing piutang tersebut
4. Jumlah kasus penolakan pembayaran tagihan oleh perusahaan penjamin/ asuransi dan nominalnya, serta alasannya
5. (ditambahkan topik-topik pembahasan lain yang dianggap penting oleh masing-masing sub departemen ) 

TOPIK POKOK PENYAMPAIAN

Untuk Sub Dept. Billing:

1. Jumlah rekening tagihan yang dikeluarkan oleh billing rawat jalan dan rawat inap selama tahun 2012 dan jumlah nominalnya 
2. Jumlah komplain dan kategorinya yang timbul selama 2012 
3. Kasus pasien yang masih menggantung pada tahun 2012 
4. Alur pelayanan Billing yang dikira perlu diperbaiki 
5. (ditambahkan topik-topik pembahasan lain yang dianggap penting oleh masing-masing sub departemen )

III. PERUMUSAN STRATEGI

Untuk sub. Dept Billing dan AR

1. Alternatif strategi OS ( menyikapi peluang dengan kekuatan)

Bagaimana masing-masing asisten manager mengetahui KEKUATAN/ STREGHTS yang dimiliki dan meraih PELUANG/ OPPORTUNITIES yang ada di masa yang akan datang agar organisasi yang dipimpin dapat berkembang

2. Alternatif strategi O W ( menyikapi peluang dengan kelemahan)

Bagaimana masing-masing asisten manager mengetahui KELEMAHAN/ WEAKNESSES intern dan dengan kehati-hatian meraih PELUANG/ OPPORTUNITIES yang ada di masa yang akan datang agar organisasi yang dipimpin dapat berkembang

3. Alternatif strategi T S ( mengahadapi ancaman dengan kekuatan internal)

Bagaimana masing-masing asisten manager mengenal, paham serta dapat mengatasi ANCAMAN/ THREATS dari luar yang dapat memberikan pengaruh negatif dalam pencapaian rencana kerja dan target dengan menggunakan KEKUATAN/ STREGHTS yang ada.

4. Alternatif strategi TW ( Mengahadapi ancaman dengan kelemahan intern)

Bagaimana masing-masing asisten manager menyadari dan mengahadapi akan bahaya ANCAMAN/ THREATS dari luar dan dimana masih ada KELEMAHAN/ WEAKNESSES di intern yang harus segera dibenahi

(BANTUAN PETUNJUK PEMBUATAN) PERUMUSAN STRATEGI

1.Identifikasi Proses dan Bentuk

Masing-masing asisten manager mengetahui proses yang berjalan dan melakukan interview dengan supervisor/ koordinator dan atau staff yang dianggap kompeten untuk memberikan kontribusi informasi.

2.Membuat S W O T dengan rinci (seperti yang pernah dipelajari dahulu)

3.Melakukan pengujian S W O T dengan aktual, untuk mencegah asumsi mendominasi fakta

4.Melakukan korelasi masing masing poin pada O dengan S, O dengan W, T dengan W, T dengan S 

IV. RENCANA KERJA DAN PENYAMPAIAN

YANG PERLU DIPERHATIKAN:

1.Setiap rencana kerja/ pencapaian harus jelas, subjek pekerja, objek yang akan dilakukan dan waktu

2.Setiap rencana kerja/ pencapaian adalah kegiatan yang dapat dievaluasi/ disebutkan secara kuantitatif atau kualitatif bukan persepsi

3.Setiap rencana kerja/ pencapaian adalah nilai/ perolehan rata-rata optimistis dan keadaan sekarang, bukan impian kosong belaka

4.Rencana pencapaian yang ditetapkan adalah data/ angka dimana bila tidak dapat diraih dapat dijelaskan/ dipertanggung-jawabkan secara rasional dan bila melebihi rencana dapat di jelaskan secara rasional

Makna yang terkandung dalam membuat rencana kerja masing-masing asisten manager:

1.Mendukung pencapaian Visi dan Misi Rumah Sakit

2.Fokus kepada efektifitas kerja dan efisiensi sumber daya

3.Pengembangan organisasi billing & AR

4.Prestasi dan pembelajaran Mendukung peraturan dan disiplin rumah sakit

Semoga bermanfaat...

Konsep Piutang Pasien Umum Rumah Sakit

ACCOUNT RECEIVABLE

MANUAL CONCEPT INSTRUCTION

(Untuk piutang perorangan)

Dengan semakin meningkatnya aktivitas kunjungan pasien yang dapat secara langsung menambah potensi jumlah piutang pasien, maka dirasa perlu untuk membuat sebuah acuan dasar yang nantinya akan terus disempurnakan menyangkut aktivitas tagihan yang dilakukan bagian Account Receivable.

Aktivitas-aktivitas tersebut harus dapat dilakukan dengan mantap serta dapat dipertanggung-jawabkan berdasarkan bukti dan analisa. Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka ada beberapa pokok penting yang harus dipersiapkan dan dilakukan untuk menuju sebuah kebijakan tertentu.

Adapun harapan rumah sakit dengan adanya controlling yang khusus pada aktivitas Account Receivable ini a.l:

I.       Menekan jumlah piutang pasien (Penurunan yang signifikan atas jumlah piutang pasien).

II.    Mempersiapkan dilakukannya piutang yang di Write OFF (WO)

I. Menekan jumlah piutang pasien (Penurunan yang signifikan atas jumlah piutang pasien).

Aktivitas Account Receivable yang pro aktiv dan terarah dalam melakukan usaha penagihan adalah sebuah harga mati yang harus dilakukan untuk menekan jumlah piutang pasien. Semakin lama umur piutang tersebut maka ada kemuingkinan semakin kecil piutang tersebut dapat tertagihkan.

Ada baiknya apabila bagian Account Receivable mengetahui garis besar kronologis dari pasien yang akan ditagih, hal ini juga akan membantu bagian Account Receivable mengetahui apa sebenarnya yang terjadi pada si pasien pada saat dia dirawat di SBIH, dan kemungkinan lain yang menyebabkan si pasien masih menunggak pembayaran. Penguasaan akan hal tersebut juga dapat memberikan kontribusi yang positif bagi Bagian Accoun Receivable.

Pada dasarnya Account Receivable dapat membagi pasien yang menunggak pembayaran dalam 2 kelompok yaitu:

1. Pasien yang tidak mampu bayar

 Pasien yang menunjukkan itikad baiknya dan memang benar-benar tidak dapat membayar tagihan/ hutangnya dengan alasan yang benar serta disertai dengan bukti-bukti yang kuat dan dapat diterima berdasarkan analisa yang mantap dan objektif). Pasien seperti ini yang dapat diproritaskan untuk masuk ke dalam daftar piutang WO.

2. Pasien yang tidak mau bayar

Ada beberapa alasan mengapa si pasien/ keluarga tidak mau bayar a.l

a.       Komplain terhadap pelayanan di rumah sakit.

b.      Janji yang menyesatkan (dokter memberikan janji yang berlebihan bahwa si pasien akan menjadi lebih baik bila dilakukan suatu tindakan tertentu).

c.       Mempunyai hubungan tertentu dengan personil di Rumah Sakit, sehingga biaya tagihan dijamin oleh personil yang bekerja di rumah sakit.

d.      Kesalahan yang dilakukan pihak rumah sakit yang mengakibatkan pengaruh buruk kepada pasien.

e.       Tidak mau tau sama sekali. Melarikan diri.

Ada perbedaan yang terjadi dalam proses penagihan pada pasien yang menunggak pembayaran dengan alasan tersebut diatas. Untuk beberapa kasus mungkin dibutuhkan kerjasama dari pihak lain yang mungkin terkait termasuk pihak management, kalau memang diperlukan.

II. Mempersiapkan Piutang yang di Write off

Pada akhir tahun nanti akan ada proses pemutihan atas piutang tertentu dan sebelum menentukan jumlah Write off dengan memutuskan pasien-pasien mana saja yang dimasukkan dalam daftar WO maka ada beberapa langkah yang dianggap baik untuk dapat dilakukan antara lain

1.1.  Analisa Komperhensif.

Analisa komperhensif adalah analisa yang lengkap dan objektif, sangat tidak disarankan apabila personil yang ditugaskan dalam melakukan analisa koperhensif masih memuliki hubungan pribadi dengan si pasien

Dalam hal ini personil diharapkan dapat mencari informasi serta mengisi form tentang keadaan pasien yang diperoleh dari hasil beberapa kali kunjungan (minimal 3 kali kunjungan diluar kunjungan untuk kepentingan penagihan dan penyerahan Surat Panggilan) secara langsung ke tempat dimana ia tinggal dan sebaiknya dapat bertemu langsung untuk mendapat informasi mengenai :

1.1.1        Keadaan ekonomi si pasien/ keluarga yang menyangkut mata pencaharian pasien/ keluarganya, rumah tempat tinggalnya dan status dia dalam keluarga, dan kemungkinan bantuan yang dapat diberikan keluarga.

1.1.2        Informasikan secara kontiniu progress pembayarannya. Apabila sudah dilakukan usaha yang maksimal dalam penagihan, akan tetapi progress pembayaran atas tagihan tersebut tidak ada (selama ± 4 bulan) maka hal ini dapat dipertimbangkan untuk dapat dimasukkan ke dalam daftar piutang WO. Pasien yang memiliki hutang yang besar tetapi tetap/ ada kemungkinan untuk menyicil walau dengan nominal yang relatif kecil belum dapat dimasukkan ke dalam daftar perencanaan piutang WO.

1.2.  Bukti Pendukung

Adapan analisa komperhensif yang dilakukan diatas bertujuan untuk memberikan bukti dari sebuah pencermatan objektif dari piutang pasien. Analisa tersebut pada kenyataanya tidaklah cukup dan harus dilengkapi dengan bukti pendukung yang sifatnya adalah pengakuan tertulis dari lembaga/ pihak yang kompeten dan berterima umum (RT/ RW, Kelurahan, Kecamatan, dll) yang menyatakan bahwa si pasien adalah tergolong dalam keluarga yang tidak mampu.

1.3.  Itikad Baik

Itikad baik yang ditunjukkan oleh pihak yang bersangkutan dalam proses penagihan juga perlu diperhatikan. Ada kalanya pihak yang bersangkutan sengaja melakukan usaha-usaha yang menyulitkan bagian Account Receivable. Namun ada juga kalanya pihak yang bersangkutan membuka diri dan memberikan usaha yang maksimal dalam membantu Account Receivable dalam melaksanakan tugasnya.

Demikianlah beberapa konsep yang dapat dituangkan demi meningkatkan kinerja Account Receivable. Perlu diinformasikan bahwa konsep ini akan terus mengalami penyempurnaan sesuai dengan keadaan dan kebutuhan.