ACCOUNT RECEIVABLE
MANUAL CONCEPT
INSTRUCTION
(Untuk piutang perorangan)
Dengan semakin
meningkatnya aktivitas kunjungan pasien yang dapat secara langsung menambah
potensi jumlah piutang pasien, maka dirasa perlu untuk membuat sebuah acuan
dasar yang nantinya akan terus disempurnakan menyangkut aktivitas tagihan yang
dilakukan bagian Account Receivable.
Aktivitas-aktivitas
tersebut harus dapat dilakukan dengan mantap serta dapat dipertanggung-jawabkan
berdasarkan bukti dan analisa. Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka ada
beberapa pokok penting yang harus dipersiapkan dan dilakukan untuk menuju
sebuah kebijakan tertentu.
Adapun harapan
rumah sakit dengan adanya controlling yang khusus pada aktivitas Account
Receivable ini a.l:
I.
Menekan jumlah piutang pasien (Penurunan yang
signifikan atas jumlah piutang pasien).
II.
Mempersiapkan dilakukannya piutang yang di Write OFF (WO)
I. Menekan jumlah piutang pasien (Penurunan yang signifikan atas jumlah
piutang pasien).
Aktivitas
Account Receivable yang pro aktiv dan terarah dalam melakukan usaha penagihan
adalah sebuah harga mati yang harus dilakukan untuk menekan jumlah piutang
pasien. Semakin lama umur piutang tersebut maka ada kemuingkinan semakin kecil piutang
tersebut dapat tertagihkan.
Pada dasarnya
Account Receivable dapat membagi pasien yang menunggak pembayaran dalam 2
kelompok yaitu:
1. Pasien yang
tidak mampu bayar
Pasien yang menunjukkan itikad baiknya dan
memang benar-benar tidak dapat membayar tagihan/ hutangnya dengan alasan yang
benar serta disertai dengan bukti-bukti yang kuat dan dapat diterima
berdasarkan analisa yang mantap dan objektif). Pasien seperti ini yang dapat
diproritaskan untuk masuk ke dalam daftar piutang WO.
2. Pasien yang
tidak mau bayar
a.
Komplain terhadap pelayanan di rumah sakit.
b.
Janji yang menyesatkan (dokter memberikan janji yang
berlebihan bahwa si pasien akan menjadi lebih baik bila dilakukan suatu
tindakan tertentu).
c.
Mempunyai hubungan tertentu dengan personil di Rumah
Sakit, sehingga biaya tagihan dijamin oleh personil yang bekerja di rumah
sakit.
d.
Kesalahan yang dilakukan pihak rumah sakit yang
mengakibatkan pengaruh buruk kepada pasien.
e.
Tidak mau tau sama sekali. Melarikan diri.
II. Mempersiapkan Piutang yang di Write off
Pada akhir tahun
nanti akan ada proses pemutihan atas piutang tertentu dan sebelum menentukan
jumlah Write off dengan memutuskan pasien-pasien mana saja yang dimasukkan
dalam daftar WO maka ada beberapa langkah yang dianggap baik untuk dapat
dilakukan antara lain
1.1. Analisa
Komperhensif.
Analisa komperhensif adalah analisa yang lengkap dan objektif, sangat
tidak disarankan apabila personil yang ditugaskan dalam melakukan analisa
koperhensif masih memuliki hubungan pribadi dengan si pasien
Dalam hal ini personil diharapkan dapat mencari informasi serta mengisi
form tentang keadaan pasien yang diperoleh dari hasil beberapa kali kunjungan
(minimal 3 kali kunjungan diluar kunjungan untuk kepentingan penagihan dan
penyerahan Surat Panggilan) secara langsung ke tempat dimana ia tinggal dan
sebaiknya dapat bertemu langsung untuk mendapat informasi mengenai :
1.1.1
Keadaan ekonomi si pasien/ keluarga yang menyangkut
mata pencaharian pasien/ keluarganya, rumah tempat tinggalnya dan status dia
dalam keluarga, dan kemungkinan bantuan yang dapat diberikan keluarga.
1.1.2
Informasikan secara kontiniu progress pembayarannya.
Apabila sudah dilakukan usaha yang
maksimal dalam penagihan, akan tetapi progress pembayaran atas tagihan
tersebut tidak ada (selama ± 4 bulan) maka hal ini dapat dipertimbangkan untuk
dapat dimasukkan ke dalam daftar piutang WO. Pasien yang memiliki hutang yang
besar tetapi tetap/ ada kemungkinan untuk menyicil walau dengan nominal yang
relatif kecil belum dapat dimasukkan ke dalam daftar perencanaan piutang WO.
1.2. Bukti
Pendukung
Adapan analisa komperhensif yang dilakukan diatas bertujuan untuk
memberikan bukti dari sebuah pencermatan objektif dari piutang pasien. Analisa
tersebut pada kenyataanya tidaklah cukup dan harus dilengkapi dengan bukti
pendukung yang sifatnya adalah pengakuan tertulis dari lembaga/ pihak yang
kompeten dan berterima umum (RT/ RW, Kelurahan, Kecamatan, dll) yang menyatakan
bahwa si pasien adalah tergolong dalam keluarga yang tidak mampu.
1.3. Itikad
Baik
Itikad baik yang ditunjukkan oleh pihak yang bersangkutan dalam proses
penagihan juga perlu diperhatikan. Ada
kalanya pihak yang bersangkutan sengaja melakukan usaha-usaha yang menyulitkan
bagian Account Receivable. Namun ada juga kalanya pihak yang bersangkutan
membuka diri dan memberikan usaha yang maksimal dalam membantu Account
Receivable dalam melaksanakan tugasnya.
Demikianlah beberapa konsep yang dapat dituangkan demi meningkatkan
kinerja Account Receivable. Perlu diinformasikan bahwa konsep ini akan terus
mengalami penyempurnaan sesuai dengan keadaan dan kebutuhan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar