Rabu, 16 Januari 2013

Konsep Piutang Pasien Umum Rumah Sakit


ACCOUNT RECEIVABLE
MANUAL CONCEPT INSTRUCTION

(Untuk piutang perorangan)


Dengan semakin meningkatnya aktivitas kunjungan pasien yang dapat secara langsung menambah potensi jumlah piutang pasien, maka dirasa perlu untuk membuat sebuah acuan dasar yang nantinya akan terus disempurnakan menyangkut aktivitas tagihan yang dilakukan bagian Account Receivable.

Aktivitas-aktivitas tersebut harus dapat dilakukan dengan mantap serta dapat dipertanggung-jawabkan berdasarkan bukti dan analisa. Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka ada beberapa pokok penting yang harus dipersiapkan dan dilakukan untuk menuju sebuah kebijakan tertentu.
Adapun harapan rumah sakit dengan adanya controlling yang khusus pada aktivitas Account Receivable ini a.l:
I.       Menekan jumlah piutang pasien (Penurunan yang signifikan atas jumlah piutang pasien).
II.    Mempersiapkan dilakukannya piutang yang di Write OFF (WO)


I. Menekan jumlah piutang pasien (Penurunan yang signifikan atas jumlah piutang pasien).

Aktivitas Account Receivable yang pro aktiv dan terarah dalam melakukan usaha penagihan adalah sebuah harga mati yang harus dilakukan untuk menekan jumlah piutang pasien. Semakin lama umur piutang tersebut maka ada kemuingkinan semakin kecil piutang tersebut dapat tertagihkan.

Ada baiknya apabila bagian Account Receivable mengetahui garis besar kronologis dari pasien yang akan ditagih, hal ini juga akan membantu bagian Account Receivable mengetahui apa sebenarnya yang terjadi pada si pasien pada saat dia dirawat di SBIH, dan kemungkinan lain yang menyebabkan si pasien masih menunggak pembayaran. Penguasaan akan hal tersebut juga dapat memberikan kontribusi yang positif bagi Bagian Accoun Receivable.

Pada dasarnya Account Receivable dapat membagi pasien yang menunggak pembayaran dalam 2 kelompok yaitu:

1. Pasien yang tidak mampu bayar
 Pasien yang menunjukkan itikad baiknya dan memang benar-benar tidak dapat membayar tagihan/ hutangnya dengan alasan yang benar serta disertai dengan bukti-bukti yang kuat dan dapat diterima berdasarkan analisa yang mantap dan objektif). Pasien seperti ini yang dapat diproritaskan untuk masuk ke dalam daftar piutang WO.

2. Pasien yang tidak mau bayar
Ada beberapa alasan mengapa si pasien/ keluarga tidak mau bayar a.l
a.       Komplain terhadap pelayanan di rumah sakit.
b.      Janji yang menyesatkan (dokter memberikan janji yang berlebihan bahwa si pasien akan menjadi lebih baik bila dilakukan suatu tindakan tertentu).
c.       Mempunyai hubungan tertentu dengan personil di Rumah Sakit, sehingga biaya tagihan dijamin oleh personil yang bekerja di rumah sakit.
d.      Kesalahan yang dilakukan pihak rumah sakit yang mengakibatkan pengaruh buruk kepada pasien.
e.       Tidak mau tau sama sekali. Melarikan diri.

Ada perbedaan yang terjadi dalam proses penagihan pada pasien yang menunggak pembayaran dengan alasan tersebut diatas. Untuk beberapa kasus mungkin dibutuhkan kerjasama dari pihak lain yang mungkin terkait termasuk pihak management, kalau memang diperlukan.


II. Mempersiapkan Piutang yang di Write off

Pada akhir tahun nanti akan ada proses pemutihan atas piutang tertentu dan sebelum menentukan jumlah Write off dengan memutuskan pasien-pasien mana saja yang dimasukkan dalam daftar WO maka ada beberapa langkah yang dianggap baik untuk dapat dilakukan antara lain

1.1.  Analisa Komperhensif.
Analisa komperhensif adalah analisa yang lengkap dan objektif, sangat tidak disarankan apabila personil yang ditugaskan dalam melakukan analisa koperhensif masih memuliki hubungan pribadi dengan si pasien
Dalam hal ini personil diharapkan dapat mencari informasi serta mengisi form tentang keadaan pasien yang diperoleh dari hasil beberapa kali kunjungan (minimal 3 kali kunjungan diluar kunjungan untuk kepentingan penagihan dan penyerahan Surat Panggilan) secara langsung ke tempat dimana ia tinggal dan sebaiknya dapat bertemu langsung untuk mendapat informasi mengenai :
1.1.1        Keadaan ekonomi si pasien/ keluarga yang menyangkut mata pencaharian pasien/ keluarganya, rumah tempat tinggalnya dan status dia dalam keluarga, dan kemungkinan bantuan yang dapat diberikan keluarga.
1.1.2        Informasikan secara kontiniu progress pembayarannya. Apabila sudah dilakukan usaha yang maksimal dalam penagihan, akan tetapi progress pembayaran atas tagihan tersebut tidak ada (selama ± 4 bulan) maka hal ini dapat dipertimbangkan untuk dapat dimasukkan ke dalam daftar piutang WO. Pasien yang memiliki hutang yang besar tetapi tetap/ ada kemungkinan untuk menyicil walau dengan nominal yang relatif kecil belum dapat dimasukkan ke dalam daftar perencanaan piutang WO.

1.2.  Bukti Pendukung
Adapan analisa komperhensif yang dilakukan diatas bertujuan untuk memberikan bukti dari sebuah pencermatan objektif dari piutang pasien. Analisa tersebut pada kenyataanya tidaklah cukup dan harus dilengkapi dengan bukti pendukung yang sifatnya adalah pengakuan tertulis dari lembaga/ pihak yang kompeten dan berterima umum (RT/ RW, Kelurahan, Kecamatan, dll) yang menyatakan bahwa si pasien adalah tergolong dalam keluarga yang tidak mampu.

1.3.  Itikad Baik
Itikad baik yang ditunjukkan oleh pihak yang bersangkutan dalam proses penagihan juga perlu diperhatikan. Ada kalanya pihak yang bersangkutan sengaja melakukan usaha-usaha yang menyulitkan bagian Account Receivable. Namun ada juga kalanya pihak yang bersangkutan membuka diri dan memberikan usaha yang maksimal dalam membantu Account Receivable dalam melaksanakan tugasnya.

Demikianlah beberapa konsep yang dapat dituangkan demi meningkatkan kinerja Account Receivable. Perlu diinformasikan bahwa konsep ini akan terus mengalami penyempurnaan sesuai dengan keadaan dan kebutuhan.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar