Rabu, 16 Januari 2013

SEKILAS TENTANG COST CONTROLL SEDERHANA UNTUK RESTORAN



PENDAHULUAN

Cost controll/ pengendalian biaya adalah suatu hal yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Pengendalian pada dasarnya dapat dibagi berdasarkan beberapa fungsi antara lain:

a. Fungi Perencanaan
Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan salah satu fungsi manajemen dan fungsi ini merupakan dasar pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen lainnya.

b. Fungsi Pengawasan
pengawasan yaitu dengan membandingkan antara prestasi/ apa yang terjadi dan diraih dengan apa yang sebelumnya dianggarkan, apakah dapat ditemukan efisiensi atau apakah para manajer pelaksana telah bekerja dengan baik dalam mengelola perusahaan. Tujuan pengawasan itu bukanlah mencari kesalahan akan tetapi mencegah dan nemperbaiki kesalahan.  Namun sering terjadi, fungsi pengawasan itu disalah artikan yaitu mencari kesalahan orang lain atau sebagai alat menjatuhkan hukuman atas suatu kesalahan yang dibuat, pada hal tujuan pengawasan itu untuk menjamin tercapainya tujuan-tujuan dan rencana perusahaan.

c. Fungsi Koordinasi
Fungsi koordinasi menuntut adanya keselarasan tindakan bekerja dari setiap individu atau bagian dalam perusahaan untuk mencapai tujuan. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa untuk menciptakan adanya koordinasi diperlukan perencanaan yang baik, yang dapat menunjukkan keselarasan rencana antara satu bagian dengan bagian lainnya.

Cost Controll sangat berperan dalam hal pengamanan harta/ kas (setara kas lainnya) perusahaan, karena setiap aktivitas financing yang sifatnya consumable ataupun inventalisir dapat dimonitor melalui Cost Controller. Namun semuanya tergantung dari pihak management sendiri, mau dibawa kemana arah pekerjaan serta batasan/ wewenang unit Cost Controll itu sendiri, karena menurut pengalaman saya, terkadang standard pekerjaan Cost Controll itu justru berbenturan dengan keputusan management tertentu, dimana bagian Cost Controll lebih mengutamakan efesiensi yang tepat dan terarah. Akankah cost controll diberikan wewenang untuk membatalkan pembelian suatu barang, yang sudah disetujui oleh manager suatau bagian, dengan alasan efesiensi atau melihat kegunanaan dari barang tersebut.

Dalam aktivitasnya pekerjaanya Cost Controll itu harus didasari oleh beberapa hal antara lain:
  1. Kejujuran
  2. Independensi dan yang tak kalah penting adalah
  3. Fact management.

Hal tersebut diatas berlaku untuk semua jenis usaha termasuk usaha yang bergerak di bidang pelayanan/ makanan (restoran)
Sedangkan konsep pekerjaan yang menurut saya perlu dilakukan pada perusahaan pelayanan makanan/ restoran adalah:

  1. Reviewer – Comperhensive. Memastikan kebenaran dari setiap transaksi (terutama transaksi pengeluaran/ Pembelian)
  2. Comparing data,
  3. Double Controll.


















ISI

I. Variabel yang mungkin di kendalikan
  1. Pembelian yang terencana/ sesuai dengan prosedur lengkap (melalui PO/ Purcchase Order)
  2. Pembelian yang sifatnya CITO (Pada umumnya jumlahnya tidak terlalu signifikan, tergantung batasan yang diberikan magement).
Dari kedua sifat pembelian barang tersebut, didalamnya terdapat beberapa klasifikasi - variabel antara lain:

BIAYA INVENTARIS
INVENTARIS PELAYANAN RESTORAN
Pembelian meja
Pembelian kursi/ sofa
Pembelian peralatan makan
Pembelian alat memasak
Pembelian alat kebersihan
Pembelian lemari penyimpanan makanan
Pembelian seragam karyawan
INVENTARIS PEMELIHARAAN RESTORAN
Pembelian peralatan maintenance
Pembelian peralatan gedung

INVENTARIS ADMINISTRASI
Pembelian komputer untuk billing
Pembelian sistem billing
Pembelian alat cetak billing
Pembelian lemari tempat file
Pembelian meja untuk kantor/ karyawan
Pembelian kursi kerja untuk karyawan
Pembelian kursi tamu
Biaya discount yang sengaja diberikan



BIAYA OPERASIONAL

DIRRECT OPERATION
OPERASIONAL PELAYANAN
Biaya Bahan Baku
Pembelian Beras
Pembelian Daging/ sejenisnya
Pembelian Sayur-sayuran/ sejenisnya
Pembelian Alat makan (consumable)
Pembelian Bumbu utama (sebelum penyajian)
Pembelian Bumbu pelengkap (setelah penyajian)
Pembelian perlengkapan kebersihan
Pembelian perlengkapan makan konsumen
Biaya Gas/ bahan baker untuk memasak
Gaji koki
Gaji pelayan
Gaji karyawan lainnya
Biaya Penyusutan Sarana
Penyusutan peralatan dan alat masak
Penyusutan peralatan dan bangunan
Penyusutan peralatan fisik lainnya

Biaya Pemeliharaan Sarana
Biaya pemeliharaan - gedung dan bangunan
Biaya pemeliharaan – peralatan masak
Biaya pemeliharaan - peralatan non masak
Biaya pemeliharaan - kendaraan
Pembelian perlengkapan listrik
Pembelian perlengkapan perbaikan
Pembelian perlengkapan kendaraan

Biaya Asuransi
Biaya asuransi

Biaya Langganan Daya dan Jasa
Biaya rekening listrik
Biaya rekening air
Biaya rekening telephone
Biaya pemakaian telephon seluler
Biaya Outsourcing
Langgganan lainnya

OPERASIONAL UMUM DAN ADMINISTRASI
Biaya Administrasi / Kantor
Pembelian ATK
Pembelian perlengkapan IT/ Komputer
Pembelian buku-buku cara memasak/ penyajian makanan yang baik
Pencetakan daftar pesanan konsumen
Biaya langganan media
Biaya transportasi
Biaya parkir
Biaya penginapan/ hotel (untuk dinas)
Pembelian benda pos
Biaya pengiriman surat/ paket
Biaya pengurusan perijinan
Biaya kartu kredit
Biaya administrasi bank
Pembelian makanan dan minuman/ snack
Biaya penyewaan
Biaya koordinasi
Biaya sumbangan – social

Biaya Promosi
Biaya pencetakan brosur
Biaya pemasangan iklan
Biaya pencetakan lainnya
Biaya humas
Biaya pembelian suvenir
Biaya pelaksanaan seminar
Biaya pembuatan iklan/ spanduk

Biaya Pajak
Biaya PPh 21
Biaya PPh 24
Biaya PPh 26 Bunga pinjaman bank
Biaya PPh final
Biaya PPNdN
Biaya PBB
Biaya pajak air tanah
Biaya pajak lainnya

Variable-variabel tersebut diatas dapat berubah sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang dihadapi dilapangan, namun secara garis besar segala bentuk pengeluaran harus dilakukan kontrol yang tepat.
Pihak managemen juga harus memberikan batasan tertentu untuk beberapa variable pengeluaran tersebut. Dan sebaiknya ada pula persentase varian yang masih diterima. Menurut saya varian tersebut tidak boleh lebih dari 10%.

II. Problem yang muncul.
Dalam pelaksanan kendali terhadap biaya yang timbul terkadang ditemukan beberapa masalah/ problem. Dari pengalaman cost control beberapa masalah yang sering timbul yang mungkin bisa jadi akan timbul di dalam badan usaha restoran adalah (dapat diterangakan lebih lanjut bila diperlukan):
  1. Pelanggaran prosedur pengeluaran
  2. Otorisasi yang tidak benar
  3. Manipulasi data
  4. Over Budget
  5. Kesalahan pencatatan.
  6. Pemamfaatan asset perusahaan untuk kepentingan pribadi.
  7. Perbedaan pendapat antara bagian marketing atau bagian lainnya yang mengeluarkan sejumlah uang untuk biaya entertain, dengan bagian cost controll yang pada dasarnya mengutamakan efesiensi biaya demi mencapai target yang maksimal.

III. Sistematika

  1. Identifikasi/ memahami aktivitas usaha dan Standart Operation Procedure, sekaligus memahami dengan benar apa yang menjadi harapan management/ owner dari unit cost controll.

  1. Pemeriksaan Invoice/ Faktur/ Bon/ Kwitansi sebelum pengeluaran pembelian tersebut diakui/ dicatan sebagai biaya.
Pemeriksaan bukti adalah pemeriksaan yang dilakukan secara objektif dan komperhensif terhadap bukti-bukti fisik atas pengeluaran cash.
Dalam pemeriksaan bukti ini ada beberapa hal yang memang baik untuk diperhatikan diantaranya antara lain:
a)      Periksa kwitansi/ invoice transaksi tersebut apakah sudah layak. Sebaiknya ada stempel atau bukti transaksi yang bersifat komputerisasi untuk memperkecil kemungkinan manipulasi. Stempel ataupun bukti yang bersifat komputerisasi bukanlah suatu hal yang mutlak, bon biasa juga boleh asal memang wajar adanya, selembar kertas yang ditulis tangan ketika terjadinya proses pengklaiman atas pembelian 2 buah Aqua cup di warung sudah dapat menjadi bukti. Tetapi sebuah kertas rokok yang ditulis tangan yang berisikan pembelian 1 unit alat masak tentunya tidak dapat diterima sebagai bukti. Untuk beberapa jenis bukti klaim tertentu seperti klaim bensin/ bahan bakaar kendaraan, pada bukti tersebut harus ditulis pula data kilometer saat pengisian dan nomer plat kendaran yang melakukan pengisian untuk mencegah penyimpangan dalam pengisian bahan bakar tersebut
b)      Periksa otorisasi/ tanda tangan dari pihak yang memiliki hak untuk memberikan otorisasi. Otorisasi tidak harus langsung dari Direktur tetapi dari manager juga boleh tergantung kepada nominal yang diberikan. Contohnya untuk pembelian ≤Rp 1.000.000.- otorisasi cukup oleh manager yang bersangkutan, sementara untuk
c)      pembelian diatas  Rp. 1.000.000.- atau pembelian yang sifatnya CITO,  Inventas, dan signifikan otorisasinya harus langsung oleh direkturatau bagian lain yang ditunjuk.
d)     Periksa keakuratan penyajian angka dari setiap kwitansi, invoice atau bukti transaksi tersebut apakah penjumlahan, perkalian, atau pengurangannya sudah benar. Kesalahan bisa saja terjadi walaupun sistem yang dipakai sudah bersifat komputerisasi.
e)      Periksa kewajaran setiap aktivitas pengeluaran cash/ pembelian, apakah barang yang dibeli benar-benar untuk kepentingan perusahaan.
f)       Periksa apakah ada manipulasi angka yang sengaja atau tidak. Yaitu merubah angaka/ menambahkan angka untuk kepentingan pribadi, misalkan ketika terjadi proses klaim sebesar 100.000 tetapi pemegang cash menambahkan angka 0 sehingga angka tersebut menjadi 1.000.000, padahal yang dibayarkan pemegang cash kepada personil yang mengklaim hanya sebesar 100.000, sedangkan yang dicatat dalam pembukuan/ pencatatan sebesar 1.000.000 sehingga selisihnya sebesar 900.000 dipakai untuk kepentingan pribadi.

  1. Pemeriksaan Petty cash secara berkala.
Cash adalah jenis asset yang bersifat likuid, dan jenis asset seperti ini sangat rentan atas kesalahan baik disengaja atau tidak disengaja. Disengaja dalam hal ini diibaratkan personil yang memegang cash tersebut memakai uang perusahaan untuk kepentingan pribadi, pemakaian ini bersifat sementara namun hal ini merupakan suatu pelanggaran yang akan berpotensi ke tahap pelanggaran selanjutnya. Sedangkan kesalahan yang tidak disengaja yaitu apabila terjadi kelebihan bayar atau kekurangan bayar  ketika ada klaim ke pemegang cash oleh pihak lain. Personil wajib untuk memisahkan uang pribadi dengan uang perusahaan. Apabila karena sesuatu hal maka pesonil yang memegang cash harus menggunakan uang pribadinya, contohnya untuk memberikan kembalian kepada personil lain yang melakukan klaim, maka uang pribadi tersebut harus dengan cepat di kembalikan lagi.
Dalam pemeriksaan kas ini ada 3 bagian yang harus diperhatikan yang sama pentingnya yaitu:
  1. Pemeriksaan Bukti
  2. Pemeriksaan Fisik Uang
  3. Pemeriksaan pencatatan
Pemeriksaan sebaikya tidak dilakukan seorang diri, tetapi dilakukan 2 atau 3 orang untuk meningkatkan ketelitian dan sebagai saksi atas pemeriksaan.
Pemeriksaan tersebut harus dilakukan secara tiba-tiba, tanpa sepengetahuan personil yang memegang cash tersebut dan dilakukan dengan teratur dan berkesinambungan.
Dalam melakukan pemeriksaan, pemeriksa akan mengisi kertas kerja pemeriksaan dengan jelas dan bersih, hindari semaksimal mungkin akan coretan-coretan
Sebelum membahas tentang 3 bagian penting pemeriksaan tersebut, ada beberapa hal yang perlu diisi/ dilengkapi pemeriksa dalam lembar kertas kerja pemeriksaan, antara lain:
a)      Mengisi hari/ tanggal, bulan, dan tahun diadakanya pemeriksaan serta pemeriksaan dilakukan dari pukul berapa sampai pukul berapa.
b)      Tuliskan pemeriksaan cash (cash opname) dilakukan di bagian/ cabang restoran mana.
c)      Isi kolom jumlah, nominal keping logam dan uang kertas, selisih (bila ada) dengan rapi dan bersih
d)     Setelah itu berikan nama pemeriksa serta tanda tangan pemeriksa ditambah dengan nama dan tanda tangan pemegang cash serta nama da tanda tangan atasan/ manager pada kolom di lembar kertas kerja yang sudah disediakan.
e)      Tuliskan keterangan atas hasil pemeriksaan tersebut (bial memang ada keterangan yang harus disampaikan)
f)       Sebaiknya pemeriksa mendapatkan copy pencatatan mutasi kas terakhir pada saat terjadi pemeriksaan, sebagai bahan bukti tambahan pada pemeriksaan cash selanjutnya dan pemegang cash tersebut mendapkan copy lembar kertas kerja pemeriksaan yang sudah ditanda-tangani lengkap.

  1. Pembuatan Anggaran
Anggaran yang dipandang dari segi manfaat yang ingin diperoleh pada dasarnya
dibagi dalam tahapan, yaitu :
(1) Anggaran sebagai alat penaksir
(2) Anggaran sebagai plafon dan sekaligus alat pengatur otorisasi pengeluaran
dana/kas
(3) Anggaran sebagai alat pengukur efisiensi
Program anggaran akan berhasil apabila memenuhi syarat-syarat pokok
sebagai berikut:

1. Organisasi Perusahaan yang Sehat
Organisasi yang sehat adalah organisasi yang disusun berdasarkan sistem organisasi tertentu, dapat mengadakan pembagian tugas fungsional dengan jelas, dan menentukan garis wewenang dan tanggung jawab dengan tegas.
2. Sistem Akuntansi yang Memadai
Keberhasilan program anggaran harus didukung oleh sistem akuntansi yang memadai, meliputi:
a. Penggolongan rekening yang sama antara anggaran dengan realisasi yang
akan dicatat oleh akuntansi, sehingga antara anggaran dengan realisasi dapat
diperbandingkan.
b. Pencatatan akuntansi terhadap transaksi akan memberikan informasi dari realisasi anggaran.
c. Laporan yang disajikan dapat dibuat sesuai dengan penentuan tingkat pertanggungjawaban dari bagian atau individu di dalam perusahaan.
3. Penelitian dan Analisa
Penelitian dan analisa diperlukan untuk menetapkan alat pengukur prestasi, yang dapat berupa standar atau taksiran, sehingga anggaran dapat dipakai dasar analisa untuk mengukur prestasi yang baik.
4. Dukungan dari Para Pelaksana
Anggaran dapat berjalan baik apabila ada dukungan aktif dari para pelaksana dari tingkat alas maupun bawah, hal ini menyangkut hubungan antar manusia dalam melaksanakan kegiatan, oleh karena itu patokan yang dipakai mengukur prestasi dengan adil harus dimiliki.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar